Danh mục
Hỗ trợ trực tuyến
Video
Liên kết website
Thiết kê Website chuyên nghiệp
Quảng cáo
Lượt truy cập

Quy trình quản lý & sử dụng Quỹ Phí bảo trì

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG QUỸ PHÍ BẢO TRÌ

Căn cứ pháp lý:

  • Luật Nhà ở số 56/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội khoá 1;
  • Nghị định 71/2010/NĐ-CP ngày 23/6/2010 của Chính Phủ - Điều 51 Mục 2 Chương 3 (“Nghị Định 71”);
  • Quyết định 08 /2008/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng ngày 28/5/2008 - Điều 18 & 20 Mục 4 Chương I của Quyết Định 08 (“Quyết định 08”);
  • Thông Tư số: 37/2009/TT-BXD của Bộ Xây dựng ngày 1/12/2009 - Điều 2.4 Chương I (“Thông tư 37”);
  • Biểu quyết thông qua của Hội Nghị chung cư lần thứ nhất Hoàng Anh Riverview tổ chức ngày 12/1/2013, dưới sự chứng kiến của đại diện UBND Quận 2.
  1. Quy chế quản lý:
  1. Chi phí bảo trì: Là toàn bộ chi phí cho việc duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa nhỏ, sửa chữa vừa, sửa chữa lớn và sửa chữa đột xuất nhằm duy trì chất lượng của Khu căn hộ, và không tính vào giá dịch vụ Khu căn hộ (Điều 2.4 Chương I Thông Tư 37);
  2. Quỹ phí bảo trì thuộc sở hữu chung của các cư dân đã đóng Phí bảo trì, không thuộc quyền sở hữu của bất kỳ cá nhân, tổ chức nào, kể cả Ban quản trị. Ban quản trị và/hoặc bất kỳ cá nhân nào được cử đại diện đứng tên chủ tài khoản này đều từ chối vô điều kiện mọi quyền lợi phát sinh từ tài khoản này dưới bất kỳ hình thức nào; Quỹ phí bảo trì chỉ sử dụng cho yêu cầu bảo trì Khu căn hộ, và do cư dân quyết định trong khuôn khổ pháp luật quy định;

Thành lập tài khoản mang tên “Ban quản trị Khu căn hộ Hoàng Anh River View” với hình thức đồng chủ tài khoản (gồm Trưởng Ban quản trị và 02 Phó Ban quản trị, trong đó có 01 Phó Ban quản trị do Chủ đầu tư chỉ định) để quản lý và sử dụng khoản kinh phí này theo quy định của pháp luật về tài chính;

  1. Tất cả các thành viên của Ban quản trị phải làm bản Cam kết bằng văn bản về việc: (i) Quỹ phí bảo trì không thuộc tài sản riêng của mỗi thành viên và không sử dụng kinh phí bảo trì của Khu căn hộ vào mục đích cá nhân, (ii) chỉ đươc sử dụng Quỹ Phí bảo trì cho những công việc bảo trì chung cư theo đúng quy định của pháp luật và kế hoạch bảo trì sửa chữa và (iii) chịu trách nhiệm pháp lý về những thất thoát quỹ, hay những khoản chi phí không theo đúng quy định của pháp luật;
  2. Quỹ phí bảo trì chưa sử dụng phải được gửi tiết kiệm với lãi suất có kỳ hạn tối thiểu là 01 tháng tại các ngân hàng lớn, có uy tín của nhà nước như: Vietcombank, BIDV, Vietinbank; khoản tiền lãi tiết kiệm này phải được bổ sung vào Quỹ phí bảo trì của cư dân;
  3. Các giao dịch phát sinh liên quan đến tài khoản Quỹ phí bảo trì phải được hệt thống ngân hàng nhắn tin tự động vào số điện thoại di động đã đăng ký của các thành viên Ban quản trị, được theo dõi sổ sách chi tiết và báo cáo hàng tháng, đính kèm các phiếu thu chi cho cư dân cùng theo dõi và kiểm tra;
  4. Các Hợp đồng, phiếu chi tiền phải có 03 chữ ký của Trưởng và 02 Phó Ban quản trị (trong đó có 01 Đại diện Chủ đầu tư).
  1. Quy trình sử dụng quỹ phí bảo trì:
  1. Bảo trì sửa chữa định kỳ: Là các công việc chăm sóc máy móc thiết bị theo một chu kỳ nhất định. Tùy từng máy hoặc các bộ phận của máy, có thể chia ra nhiều chu kỳ bảo trì như hệ thống thang máy, phòng cháy chữa cháy, máy phát điện, hệ thống nước thải… Các công việc bảo trì sửa chữa này phải giao cho các công ty chuyên môn phụ trách để đảm bảo tính an toàn và chất lượng của các hệ thống.

Quy trình xét duyệt như sau:

  1. Hàng năm, Công ty Quản lý phải đề xuất kế hoạch bảo trì sửa chữa định kỳ cho Ban quản trị xem xét và thảo luận trên cơ sở nhu cầu cần thiết của Khu căn hộ. Đồng thời, Công ty Quản lý cũng phải đệ trình ít nhất ba bản báo giá đối với từng loại hợp đồng bảo trì sửa chữa lớn; hai bản báo giá đối với bảo trì sửa chữa vừa;
  2. Sau khi kiểm tra, thương lượng  với các nhà thầu/công ty cung cấp dịch vụ bảo trì sửa chữa, trong vòng 7 ngày, Ban quản trị công khai kế hoạch chi phí và các hợp đồng bảo trì sửa chữa lớn cho cư dân theo dõi và kiểm tra;
  3. Ban quản trị (hoặc Công ty Quản lý được ủy quyền của Ban quản trị), sẽ ký hợp đồng dịch vụ bảo trì sửa chữa hàng năm đối với các các nhà thầu/công ty cung cấp dịch vụ bảo trì sửa chữa. Người thực hiện và các Bộ phận liên quan có trách nhiệm kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc giao hàng hoặc quá trình thực hiện công việc của nhà thầu để đảm bảo sản phẩm/dịch vụ tuân thủ đúng chất lượng theo hợp đồng đã quy định cũng như đảm bảo tốt các vấn đề liên quan khác (an toàn, cháy nổ, vệ sinh ….), đồng thời báo cáo với Ban quản trị theo báo cáo hàng tuần;
  4. Bất cứ cư dân nào có những thông tin hữu ích về các nhà thầu/công ty cung cấp dịch vụ bảo trì sửa chữa đều có thể giới thiệu với Ban quản trị trong thời gian đấu thầu và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ.  Nhà thầu/công ty cung cấp dịch vụ bảo trì sửa chữa nào có bản báo giá và phương án phù hợp sẽ được chọn ký hợp đồng cung cấp trong một thời gian nhất định.
    1. Bảo trì sửa chữa thường xuyên: Là công việc nhằm duy trì trạng thái bình thường cho TSCĐ được diễn ra hàng ngày.

Quy trình xét duyệt như sau:

  1. Công ty Quản lý, trên cơ sở kiểm tra, phát hiện những hỏng hóc, hao mòn các phụ tùng, thiết bị của các hệ thống sử dụng chung, làm Phiếu đề xuất đính kèm các bản báo giá gởi cho Ban quản trị ít nhất 03 ngày trước khi tiến hành sửa chữa, bảo trì;
  2. Sau khi kiểm tra, Ban quản trị sẽ ký chấp thuận cho tiến hành các công việc sửa chữa, bảo trì với mức chi phí dự kiến trên;
  3. Trong quá trình bảo trì, sửa chữa, nếu có bất cứ chi phí hợp lý phát sinh thêm, Công ty Quản lý phải báo cáo ngay với Ban quản trị để có quyết định kịp thời.
    1. Đối với hư hỏng, hay sự cố đột xuất ảnh hưởng đến sinh hoạt, và an toàn của cư dân, Công ty Quản lý hội ý ngay với Ban quản trị để có hành động ứng phó khẩn cấp, khôi phục nhanh chóng các máy móc thiết bị hay các hệ thống phục vụ trở về tình trạng tốt.
    2. Các Hợp đồng phải có 02 chữ ký của Trưởng và 01 Phó Ban quản trị.
  1. Nhiệm vụ kế toán:

-   Theo dõi các Hợp đồng và thanh toán theo các điều khoản ghi trong Hợp đồng;

-   Lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, biên bản nghiệm thu, phiếu bảo hành cho từng vụ việc;

-   Trình ký các Hợp đồng, Ủy nhiệm chi, séc tiền mặt… cho Trưởng & Phó Ban quản trị cùng ký;

-   Làm báo cáo sử dụng quỹ bảo trì hàng tháng để cập nhật cho tất cả cư dân.

 

Thành phố Hồ Chí Minh ngày 15/06/2013

Ban Quản Trị Khu căn hộ Hoàng Anh River View

                                                                                                                                            Ký tên

Ngày đăng: 27-05-2015
Tags: