BIÊN BẢN HỌP LẦN 3

BAN QUẢN TRỊ NHIỆM KỲ 2 (2015-2017)

• Thời gian: Thứ Tư ngày 01/4/2015,  18:00hrs  – 21:00hrs 

• Địa điểm: Phòng họp VP Ban Quản lý (BQL)
• Thành viên BQT tham dự:

1. Đỗ Văn Thức
2. Lê Mạnh Hùng
3. Trần Minh Tiến
4. Phạm Nguyệt Hiền Giang
5. Nguyễn Thị Mận
6. Trần Cường

• Thành viên BQT vắng mặt có lý do:

1. Trần Huy Cường
2. Phạm Hồ Hoa Lan

• Thành viên BQL tham dự:

1. Đào Nguyễn Tuấn Khôi

• Đại diện các Công ty hiện đang cung cấp dịch vụ cho Khu HARV.

1. Công ty Mai Linh: Dịch vụ Taxi KCH
2. Công ty MecPlus:Dịch vụ trực, vệ sinh hồ bơi.
3. HTX Môi Trường Hợp Nhất: Dich vụ thu gom rác.
4. Cty Vệ sinh  Kcleantech:Dịch vụ vệ sinh công cộng.
5. Cty Dich Vụ Bảo Vệ Bình Minh:Dịch vụ bảo vệ KCH HARV
6. Cty Dich Vụ Bảo Vệ An Việt Cường:Dịch vụ An Ninh Nội Bộ Phòng CCTV.
7. Cty TNHH CNA-HTE: Dịch vụ chăm sóc cây cảnh.

Nội dung cuộc họp:

Phần 1. Các công ty cung cấp dịch vụ báo cáo tình hình thực hiện công việc trong thời gian qua

1. Công ty Bình Minh cung cấp dịch vụ bảo vệ (Đại diện: Ông Ngọc, Ông Chiến)

• Báo cáo của Công ty Bình Minh:

• Thời gian triển khai công tác bảo vệ tại Khu HARV mới được một tháng (từ ngày 3/3/2015) nên còn khó khăn;
• Dân cư và khách phản ứng khi áp dụng các quy định mới.

• Ý kiến BQT/BQL:

• Chất lượng công tác bảo vệ nói chung chưa được như yêu cầu,
• Yêu cầu tiếp tục kiên trì vận động và kiên quyết  thực hiện các quy định,
• Yêu cầu tiếp tục chấn chỉnh tác phong làm việc của bảo vệ, rà soát lại lực lượng bảo vệ để lựa chọn người phù hợp yêu cầu nhiệm vụ,
• Ban Quản lý xem xét đặt biển báo hướng dẫn giao thông tại cổng Nguyễn Cừ (tiếng Việt và tiếng Anh) để khắc phục tình trạng xe máy của khách xuống tầng hầm rồi lại quay lên ngay lối xuống.

2. Công ty Kleantek cung cấp dịch vụ vệ sinh (Đại diện: Bà Quyên)
   1. Báo cáo của Công ty Kleantek:

• Phải lau thường xuyên các lối đi và thang máy do bị ướt vì người đi bơi,
• Việc thiếu ý thức giữ gìn vệ sinh chung khi sử dụng nhà vệ sinh công cộng của một số người, đặc biệt là các tài xế taxi Mai Linh,
• Đề nghị cho thay các tấm đệm trong khu vui chơi trẻ em,
• Việc xả rác ở khu vực vỉa hè trước cổng chính khu HARV.
  2. Ý kiến của BQT/BQL:
• Công tác vệ sinh cả khu nói chung đạt yêu cầu,
• Đề nghị BQL triển khai việc lắp biến báo nhắc nhở người đi bơi lau khô trước khi ra khỏi khu vực bể bơi,
• Đề nghị BQL xem xét đề xuất việc thay các tấm đệm khu vui chơi trẻ em,
• Đề nghị BQL giám sát chặt chẽ việc thực hiện các cam kết của Taxi Mai Linh khi làm việc với BQL: các biện pháp chế tài lái xe khi vi phạm, đặt thùng rác trong khu vực đâu xe taxi ...

3. Công ty CNA-HTE cung cấp dịch vụ chăm sóc cây xanh (Đại diện: Ông Ngọc)
   1. Báo cáo của CNA-HTE:

• Hiện trạng cây xanh trước khi CNA-HTE nhận chăm sóc
  2. Ý kiến của BQT/BQL:
• Chất lượng dich vụ chăm sóc cây xanh nói chung chưa đạt kỳ vọng của cư dân,
• Yêu cầu CNA-HTE đề xuất các biện pháp để khắc phục các vấn đề hiện nay về cây xanh của khu HARV: cây còi cọc, già cỗi, đất bạc màu cằn cỗi …

4. Công ty Mec-Plus cung cấp dịch vụ vận hành & bảo trì hồ bơi (Đại diện: Bà Minh Xuân)
   1. Báo cáo của Mec-Plus:

• Việc thực hiện ghi tên cho cư dân và khách mời vào bơi có gặp khó khăn, một số cư dân phản ứng,
• Thống kê cho thấy ngày thường số người sử dụng hồ bơi dao động từ 30-60, ngày cuối tuần 120-150,
• Nhân viên trực cứu hộ phải ghi tên nên việc trực cứu hộ bị ngắt quãng.
  2. Ý kiến của BQT/BQL:
• Yêu cầu trước mắt tiếp tục thực hiện quy định để người ngoài biết có quy định đó và không vào bơi,
• Sau này nếu không còn người ngoài vào bơi và nhận diện được cư dân bơi thì có thể xem xét lại quy trình.

5. HTX Thống nhất cung cấp dịch vụ thu gom rác thải (Đại diện: Ông …)
   1. Báo cáo của HTX Thống nhất :

• Đề xuất làm bao trùm tránh rác văng ra ngoài.
• Sửa lại cửa nhà rác số 13,17,8.
  2. Ý kiến của BQT/BQL:
• Yêu cầu thường xuyên chùi rửa các thùng hứng rác,
• Yêu cầu BQL xem xét các đề xuất của HTX Thống nhất và đề xuất ý kiến.
• BQL yêu cầu Cty Hợp Nhất đổi thùng rác lớn hơn để đáp ứng số lượng rác hiện nay.
• BQL không đồng ý phương án bao trùm ống rác Cty Hợp Nhất đưa ra vì lý do thay đổi kết cấu cửa ngăn cháy ống rác không đảm bảo AT.PCCC.

6. Công ty Dịch Vụ Bảo Vệ An Việt Cường  cung cấp dịch vụ trực phòng Camera (Đại diện: Ông Triệu)
   1. Báo cáo của An Việt Cường:

• 126 Camera, hai người trực/ca,
• Đang sắp xếp lại các màn hình để có thể dễ dàng quan sát tất cả các Camera.
  2. Ý kiến của BQT/BQL:
• Đề nghị Cty AVC chủ động đề nghị bố trí màn hình camera để thuận lợi quan sát.

Ý kiến chung của BQT:

• Yêu cầu các Công ty tăng cường phối hợp với nhau trong khi làm việc, đặc biệt là trong công tác bảo vệ, vệ sinh, kiểm soát sử dụng hồ bơi v.v… để hỗ trợ nhau khi có sự cố xảy ra.

Phần 2. Họp nội bộ BQT và BQL

1. Rà soát lại tiến độ thực hiện các công việc đã được BQT phê duyệt triển khai trong kỳ họp tháng 3

• Các công việc đã được BQT phê duyệt và đang triển khai:

1. Hệ thống giữ xe thông minh: đã ký Hợp đồng, bắt đầu triển khai từ ngày 25/4/2015
2. Mua nguồn điện dự phòng cho hệ thống thang máy: 5 bộ MeanWell
3. Hợp đồng thiết kế trang web: Phê duyệt giao cho Công ty Phương Nam thực hiện (Ông Thức, Bà Mận chịu trách nhiệm lựa chọn giao diện và triển khai),
4. Khắc phục tình trạng một số puli thang máy mòn không đều: đồng ý với phương án tiện sâu thêm rãnh puli như BQL đề xuất để khắc phục trước mắt các thang máy bị mòn không đều; đồng thời đề nghị BQL xem xét đề xuất phương án mua puli chính hãng dự trữ để thay thế.

• Các công việc đã được BQL đề xuất đang chờ BQT phê duyệt:

1. Phân cấp hệ thống thẻ từ thang máy cho từng tầng: Đề nghị BQL tiếp tục xem xét các phương án, trong đó có phương án lắp đặt hệ thống video call.
2. Xây lại tường rào bị nghiêng và khe nứt tầng trệt nhà B: Đề nghị BQL tiếp tục làm văn bản gửi Chủ đầu tư yêu cầu thực hiện sửa chữa theo quy định bảo hành. 
3. Bố trí lại chốt gác vị trí cổng ra NVH hợp lý hơn bằng phương án chốt gác lắp ghép sẵn đã trình báo giá chờ phê duyệt.

2. Các vấn đề khác

1. Họp với người nước ngoài thuê nhà: Đề nghị BQL chuẩn bị kế hoạch tổ chức họp trong tháng 4 này.
2. Tiền quỹ Bảo trì còn tồn đọng ở Chủ đầu tư: Đề nghị BQL tổng hợp các văn bản đã gửi CĐT về việc này và tổ chức cho BQT gặp CĐT để làm việc về vấn đề này.

                                                                                                                                         TM BQT NK 2

                                                                                                                                           Trưởng Ban

                                                                                                                                           Đỗ Văn Thức

Bài viết liên quan

• Biên bản họp BQT lần 22 (19-10-2016)
• Biên bản họp BQT lần 19 (16-07-2016)
• Biên bản họp BQT lần 5 (27-05-2015)
• Biên bản họp BQT lần 21 (17-10-2016)
• Biên bản họp liên tịch BQT-BQL-CSKV-KP (27-05-2015)
• Biên bản họp BQT lần 4 (27-05-2015)
• Biên bản họp BQT lần 2 (27-05-2015)
• BIÊN BẢN HỌP BQT LẦN THỨ 27 (13-03-2017)
• Biên bản họp BQT lần 15 (14-04-2016)
• Biên bản họp BQT lần 14 (14-04-2016)