BIÊN BẢN HỌP LẦN 4

BAN QUẢN TRỊ NHIỆM KỲ 2 (2015-2017)

• Thời gian: Thứ Tư ngày 06/5/2015,  18:00hrs  – 21:00hrs 

• Địa điểm: Phòng họp VP Ban Quản lý (BQL)
• Thành viên BQT tham dự:

1. Đỗ Văn Thức
2. Phạm Hồ Hoa Lan
3. Trần Minh Tiến
4. Nguyễn Thị Mận
5. Trần Cường

• Thành viên BQT vắng mặt:

1. Lê Mạnh Hùng
2. Phạm Nguyệt Hiền Giang
3. Trần Huy Cường

• Thành viên BQL tham dự:

1. Đào Nguyễn Tuấn Khôi

• Đại diện các Công ty hiện đang cung cấp dịch vụ cho Khu HARV.

1. Cty Vệ sinh  Kcleantech:Dịch vụ vệ sinh công cộng.
2. Cty Dich Vụ Bảo Vệ Bình Minh:Dịch vụ bảo vệ KCH HARV

Nội dung cuộc họp:

Phần 1.  Các công ty cung cấp dịch vụ báo cáo tình hình thực hiện công việc trong thời gian qua

1. Công ty Bình Minh cung cấp dịch vụ bảo vệ (Đại diện: Ông Luật)
   1. Báo cáo về tình hình bảo vệ Bình Minh:

• BQL đã yêu cầu thay đổi đội trưởng Bảo Vệ:
• Tình hình va quẹt xe hơi dưới tầng hầm còn nhiều.
• Xảy ra hiện tượng phá hoại xe dưới tầng hầm.
• Nhân sự có thay đổi nhiều liên tục.
• Bảo vệ Bình Minh đang tiến hành trộn tầng số cho bộ đàm giữa An ninh nội bộ, kỹ thuật, bảo vệ Bình Minh chung 1 kênh.
• Đánh giá chất lượng dịch vụ, còn 3 tuần để thử thách đội ngũ bảo vệ Bình Minh.
  2.  Ý kiến BQT/BQL:
• Anh Thủy thay thế cho Anh Chiến. Tình hình nhân sư tương đối ổn định hơn, có nhiều thay đổi tiến bộ hơn nhưng chưa tốt.
• Phải hướng dẫn và giám sát kỹ hơn giảm thiếu tối đa va quẹt.
• Đội bảo vệ phải lập lại biên bản toàn bộ sự việc theo đúng quy trinh và thông báo phối hợp với công an địa phương khi cần thiết.
• BQL sẽ tiến hành kiểm tra những nhân viên có mặt tại dự án mà không có lý lịch trích ngang sẽ không được vào dự án và coi thiếu vị trí.
• Yêu cầu tiếp tục kiên trì vận động và kiên quyết  thực hiện các quy định,

2. Công ty Kleantek cung cấp dịch vụ vệ sinh (Đại diện: Bà Uyên)
   1. Báo cáo của Công ty Kleantek:

• Vệ sinh sân thượng 1 lần/ 1 tháng cùng với kỹ thuật tòa nhà.
• Lập bảng checklist cho 24 nhà rác, giám sát nhà thầu thu gom rác thống nhất.
• Khu vực tắm khi đi xuống hồ bơi dơ,  rác những khu vực bổn cây, góc tường còn nhiều rác
• Việc xả rác ở khu vực vỉa hè trước cổng chính khu HARV của taxi và người buôn bán bên ngoài.
• Bên môi trường thống nhất không đồng ý thay đổi thùng rác lớn vì lý do kinh phí.
• Ống thoát nước nhỏ, gây ngập nước cho khu vực Block A. và block C
  2. Ý kiến của BQT/BQL:
• Xin hóa chất chống mốc tẩy rửa tại sân thượng.
• Tiến hành lập biên bản sự việc và chụp hình để lưu lại để có hình thức làm việc dứt khoát với nhà thầu thu gom rác.
• Đề nghị BQL xem xét đề xuất việc thay các tấm đệm khu vui chơi trẻ em,
• Đặt 2 thùng rác 150lit ngoài khu vực bên ngoài 2 bên đường. Nhắc nhở khu vực buôn bán trước KCH. Nếu cần nhờ chính quyền địa phương hỗ trợ.
• Chà rửa sạch sẽ khu vực tắm trước hồ bơi.Nhân viên vệ sinh phải thường xuyên làm vệ sinh cũng như nhắc nhở những trường hợp vi phạm.
• Phải đậy nắp những hố thoát nước và thường xuyên làm vệ sinh.

3. Công ty CNA-HTE cung cấp dịch vụ chăm sóc cây xanh
   1. Báo cáo về tình hình cây cảnh.

• Có cải tạo dịch vụ nhưng chưa thấy hiệu quả.
• Chưa đưa ra phương án cải tạo mới những khu vực yêu cầu.
  2. Ý kiến của BQT/BQL:
• Bổ sung thêm cây xanh, tăng cường tưới tiêu.
• Tìm nhà thầu khác cải tạo cảnh quan cho KCH.

Phần 2. Họp nội bộ BQT và BQL.

A:  Rà soát lại tiến độ thực hiện các công việc đã được BQT phê duyệt triển khai trong kỳ họp trước.

1. Bảng thông báo lau khô người: đã chuyển cho công ty Đác Tín để tiến hành thiết kế và báo giá. Đề nghị phương án 1 bảng báo di động và 1 bảng báo cố định tại khu vực hồ bơi.
2. Thảm cho khu vực vui chơi của trẻ em. Đề nghị loại sàn chơi loại hạt nhựa dễ dàng vệ sinh.
3. Dây camera trong thang máy còn lòng thòng gây mất thẩm mỹ. Kỹ thuật nhờ thyssen hổ trợ kiểm tra toàn bộ dây camera, giải quyết triệt để toàn bộ các thang máy.
4. Họp người nước ngoài Đã tiến hành tổ chức họp khách thuê người nước ngoài nhưng thành phần tham dự có ít. Chủ yếu thông báo cho những người đang sinh sống tại KCH biết những hoạt động và quy định của chính quyền địa phương và KCH. Chị Lan BQT hỗ trợ tóm tắt lại những thông tin một cách ngắn gọn dễ hiểu để chuyển đạt cho những người tham gia không họp.
5. Mua nguồn điện dự phòng cho hệ thống thang máy. Đã được thông qua. Bộ phận kỹ thuật đã tiến hành mua và sử dụng thay thế.
6. Hợp đồng thiết kế trang web: đã tiến hành, dự kiến 20/05 bên thiết kế web sẽ chạy demo và cuối tháng 5 phải hoàn tất.
7. Khắc phục tình trang một số puli thang máy mòn không đều: tiến hành thay thế puli mới, đang liên lạc với công ty Otis để mua.
8. Xây lại tường rào bị nghiêng và khe nứt tầng trệt nhà B: tiến hành gửi công văn tiếp theo cho chủ đầu tư.

• Có biện pháp dự phòng nếu chủ đầu tư tiếp tục kéo dài thời gian sửa chữa.
• Lắp đặt máng phụ hứng nước cho khu vực dưới hầm để tránh bị nhiểu nước nhiều.

9. Bố trí lại chốt gác vị trí cổng ra NVH hợp lý hơn : đồng ý phương án nhưng tiến hành thiết kế lại cho thầm mỹ. cuối tháng 5 phải hoàn thành.
10.  Tiền quỹ Bảo trì còn tồn đọng ở chủ đầu tư: Tiến hành gửi công văn đề nghị HA GL Land có buổi làm việc với BQT trong tuần từ 11/5/-16/5/2015 về vấn đề quỹ bảo trì tồn đọng, xây lại tường rào và sửa chữa khe nứt.

B. Các công việc mới cần được BQT phê duyệt:

1. Tiếp tục dự án hệ thống giữ xe thông minh cho xe ôto: BQL xin hạng mục này vào chuyên đề khác, tìm giải pháp phân luồn giao thông trước.
2. Thay máy bơm hóa chất cho bề bơi: Tiến hành mua loại mới thích hợp cho KCH.
3. Hệ thống loa phóng thanh: kỹ thuật tiến hành kiểm tra lại hệ thống.
4. Quy định lối đi cho người dắt chó ra vào KCH: sẽ đưa ra đề xuất và lấy ý kiến cư dân.
5. Quy định đăng ký tạm trú qua đêm cho khách vãng lai: Thứ 2 bắt đầu quy trình đăng ký cho khách qua đêm tại chốt P2. Thông báo với cư dân về quy trình đăng ký tạm trú qua đêm. Lập dường dây Hotline 24/24 đăng ký tạm trú tạm vắng.

• Liên hệ với anh Trung, CSKV, để cấp sổ tạm trú, tạm vắng theo đúng quy định của nhà nước.

6. Xem xét việc đóng cửa cổng Nguyễn Cừ: sẽ lấy ý kiến cư dân.
7. Các hợp đồng hết hạn:

• Hợp đồng bảo hiểm rủi ro: Kiểm tra lại hợp đồng với công ty tư vấn bảo hiểm với công ty Savills.
• Anh Cường, chị Lan, Cô Mận kiểm tra rà soát lại điều khoản hợp đồng của bảo hiểm rủi ro.
• Thông báo cho ban quản trị những hợp đồng sắp hết hạn trước 2 tháng đối với những hợp đồng có giá trị lớn và 1 tháng đối với nhũng hợp đồng có giá trị nhỏ.

8. Báo cáo thu – chi tháng 3;4: tháng 3 đã có ; tháng 4 sẽ đưa báo cáo trước ngày 15/5/2015.
9. Tiến độ thực hiện kiểm toán 2014: liên hệ với kế toán trưởng của Savills và công ty kiểm toán để đưa ra báo cáo sớm nhất.
10.  Đánh giá theo KPIs vớ hoạt động của BV: sẽ gửi trước khi thực hiện quy trình thanh toán phí dịch vụ tháng 4 của BV BMS.
11.  Bổ sung nhân sự cho BQL: đợi quyết định của BQT
12. Về trách nhiệm xem xét có ý kiến phê duyệt của BQT đối với các vấn đề trong thẩm quyền: Sau 5 ngày làm việc nếu không có ý kiến phản đối hay ý kiến phản hồi nào thì vấn đề đó coi như được thông qua.
13.  Các vấn đề khác:

• C22.07 vi phạm quy định không được dắt chó khu công cộng, sau khi BQL gửi thư nhắc nhở đã không chấp hành và cố ý gây rối: đề nghị BQL thu thập thông tin, chứng cớ và liên hệ với các cơ quan chức năng địa phương phối hợp để giải quyết nếu cần.
• B01-08 vi phạm xử lý rác thải trong khu căn hộ: đã tạm ngưng dịch vụ đợi công văn phản hồi từ tổng công ty Vinmart.
• Chuyển đổi ngân hàng: liên hệ với 2 ngân hàng Exibank và Sacombank sẽ tiến hành trong tháng 5. Anh Cường sẽ hướng dẫn thêm và hổ trợ BQL.
• Đã thương lượng xong với công ty Goldsun hỗ trợ KCH 30 phút phát thông tin KCH mỗi ngày trên màn hình LCD quảng cáo trước thang máy.
• Khảo sát cho Goldsun thuê lắp đặt thêm 1 số màn hình chiếu cho khu vực sảnh cộng đồng. Khảo sát cho Goldsun thuê lắp đặt banner trên sân thượng của tòa nhà để tăng thêm nguồn thu KCH.
• Đặt mua 2 bàn bóng bàn: Duyệt mua nhưng BQL phải đề xuất giá và nội quy để ban quản trị duyệt
• Tiến hành thảo luận với chị Chinh về việc tiến hành thu tiền tháng đối với cư dân sử dụng phòng SHCĐ.

TM BQT NK 2

Trưởng Ban

Đỗ Văn Thức

Bài viết liên quan

• Biên bản họp BQT lần 21 (17-10-2016)
• Biên bản họp BQT lần 1 (27-05-2015)
• Biên bản họp BQT lần 14 (14-04-2016)
• Biên bản họp BQT lần 20 (11-08-2016)
• BIÊN BẢN HỌP BQT LẦN THỨ 27 (13-03-2017)
• Biên bản họp BQT lần 5 (27-05-2015)
• Biên bản họp liên tịch BQT-BQL-CSKV-KP (27-05-2015)
• Biên bản họp BQT lần 19 (16-07-2016)
• Biên bản họp BQT lần 15 (14-04-2016)
• Biên bản họp BQT lần 22 (19-10-2016)