Kính gửi: Công ty CP XD & PT Nhà Hoàng Anh

V/v: Bàn giao Quỹ phí bảo trì

1. Tính đến ngày 19/07/2013, Ban quản trị Khu căn hộ Hoàng Anh River View (“BQT”) đã nhận bàn giao Quỹ phí bảo trì từ Công ty CP XD & PT nhà Hoàng Anh (“Công ty”), gồm:

1. Các tài liệu và số liệu:

• File excel thống kê những khoản thu quỹ bảo trì, ngày thu, số tiền gốc và lãi phát sinh đến ngày 15/7/2013;
• File excel hạch toán chi quỹ bảo trì từ tháng 7/2011 đến 28/6/2013;
• Bản photo thống kê chi tiết những khoản chi quỹ bảo trì đến 28/6/2013;
• Số liệu do Công ty hạch toán và cung cấp đến ngày 15/7/2013:

1. Tiền chuyển khoản:

• Căn cứ vào thông báo của BIDV chi nhánh Gia Định, BQT xác nhận ngày 19/07/2013 Công ty đã chuyển vào Tài khoản tiền gửi của BQT tổng số tiền 34,493,122,495.00 đ (ba mươi bốn tỷ bốn trăm chín mươi ba triệu một trăm hai mươi hai nghìn bốn trăn chín mươi năm đồng).

BQT đồng ý tạm thời sử dụng những tài liệu nêu trên do Công ty cung cấp để có cơ sở tiếp tục làm việc với Công ty về tính hợp pháp, hợp lý của những khoản thu/chi Quỹ phí bảo trì. Những tài liệu này chỉ có giá trị thông tin tham khảo cho mục đích trao đổi mà không được ghi nhận về giá trị pháp lý cho công tác bàn giao. Trước khi có kết luận cuối cùng về việc chốt số liệu, phía BQT xác nhận về số tiền tạm tính đã nhận được từ Chủ đầu tư. Sau khi thống nhất được số liệu về tính hợp pháp, hợp lý của số liệu, BQT sẽ yêu cầu Công ty cung cấp đủ những tài liệu này bằng bản in, có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của Công ty.

2. Về thống nhất các khoản thu/chi Quỹ phí bảo trì:

Theo các nội dung đã thảo luận tại các cuộc họp, Công ty và BQT cần thống nhất những nguyên tắc chung về các khoản thu chi của Quỹ phí bảo trì từ ngày Khu căn hộ được bàn giao và đi vào hoạt động cho đến nay, trên cơ sở đó để chấp nhận hoặc không chấp nhận các khoản thu cho đến thời điểm bàn giao.

Quan điểm của BQT về nguyên tắc các khoản thu, chi như sau:

1. Các khoản thu:

Căn cứ pháp lý:

• Nghị định 90/2006/NĐ-CP ban hành ngày 6/9/2006 Hướng dẫn thi hành luật nhà ở:

Điều 54. Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư của nhiều chủ sở hữu

1. Đối với nhà chung cư được bán kể từ ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành thì chủ đầu tư có trách nhiệm nộp các khoản kinh phí sau để phục vụ cho công tác bảo trì nhà chung cư:

a) Đối với diện tích nhà bán thì phải nộp 2% tiền bán. Khoản tiền này được tính vào tiền bán nhà mà người mua phải trả;

b) Đối với phần diện tích nhà mà chủ đầu tư giữ lại, không bán (không tính phần diện tích sử dụng chung) thì phải nộp 2% giá trị của phần diện tích đó. Phần giá trị này được tính theo giá bán căn hộ có giá cao nhất của chung cư đó.

Các khoản kinh phí này được trích trước thuế để nộp (Nhà nước không thu thuế đối với khoản kinh phí này).

• Quyết định 08/2008/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng ban hành ngày 28/05/2008 về việc ban hành Quy chế Sử dụng nhà chung cư :

Điều 20. Quản lý Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư

1. Đối với kinh phí bảo trì quy định tại khoản 1 Điều 19 của Quy chế này, Chủ đầu tư có trách nhiệm lập tài khoản tiền gửi cho từng nhà chung cư tại ngân hàng thương mại với lãi suất không thấp hơn lãi suất tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn kể từ khi đưa nhà chung cư vào sử dụng và bàn giao tài khoản đó cho Ban Quản trị khi Ban quản trị được bầu ra. Ban Quản trị quản lý tài khoản kinh phí bảo trì với hình thức đồng chủ tài khoản (gồm Trưởng Ban quản trị và một thành viên do Ban Quản trị cử ra) để quản lý và sử dụng khoản kinh phí này theo quy định của pháp luật về tài chính.

Số tiền lãi phát sinh trong mỗi kỳ do gửi tiền tại ngân hàng phải được bổ sung vào kinh phí bảo trì.

Theo các quy định trên thì ý kiến của BQT là:

• Đề nghị Công ty xác nhận bằng văn bản: Công ty có mở tài khoản riêng để quản lý thu Quỹ phí bảo trì cho khu căn hộ Hoàng Anh River View không? Nếu có, Công ty vui lòng cung cấp sao kê tài khoản này từ khi phát sinh khoản thu đầu tiên cho đến nay.
• Với danh sách ghi nhận số tiền của những căn hộ đã nộp Quỹ phí bảo trì: Đề nghị Công ty cung cấp chứng từ bổ sung để BQT có thể xác minh số tiền gốc các chủ căn hộ đã nộp và tiền lãi phát sinh, gồm:

• Chứng từ thanh toán: Giấy báo có tài khoản ngân hàng, phiếu thu... (theo cột “chứng từ thanh toán” trong danh sách căn hộ đã thanh toán phí bảo trì);
• Hợp đồng mua bán tất cả các căn hộ hoặc văn bản pháp lý khác tương tự với mục đích để có cơ sở đối chiếu số tiền thực tế thanh toán (theo chứng từ thanh toán) với số tiền phải thu theo hợp đồng;
• Xác nhận bằng văn bản lãi suất tiền gửi thanh toán không kỳ hạn trong suốt thời gian từ 2011 đến nay của Ngân hàng BIDV hoặc/và các Ngân hàng nơi Công ty mở tài khoản để thu Quỹ phí bảo trì.

(Lưu ý: Đề nghị Công ty cung cấp bản sao y, dấu giáp lai của Công ty trên các chứng từ, tài liệu nêu trên).

• Đối với những căn hộ chưa nhận bàn giao hoặc đã nhận bàn giao nhưng chưa nộp Quỹ phí bảo trì thì Chủ đầu tư phải nộp phí phí bảo trì và thu lại của người mua các căn hộ này (theo cam kết tại Mục d, Khoản 1, Điều 1, Thỏa thuận nguyên tắc ký ngày 27/06/2013; mặt khác nếu căn hộ chưa được bàn giao đồng nghĩa với việc Hợp đồng mua bán chưa hoàn tất và căn hộ đó vẫn thuộc sở hữu của Chủ đầu tư). Vì khu căn hộ đã đi vào hoạt động nên việc thiếu hụt nguồn thu của các căn hộ này và lãi suất phát sinh từ nguồn tiền này sẽ gây ảnh hưởng lớn đến nguồn vốn để bảo trì Khu căn hộ về sau. Vì vậy đề nghị Công ty xác nhận thời gian hoàn thành việc nộp đủ Quỹ phí bảo trì của những căn hộ này và thông tin về hợp đồng mua bán các căn hộ này làm cơ sở tính toán số tiền phí bảo trì.
  1. Các khoản chi, cấn trừ từ Quỹ phí bảo trì:
• Phí bảo hiểm cháy nổ bắt buộc (Công ty đã trả cho Công ty PVI theo ủy quyền của BQT): Đối với những căn hộ chưa nhận bàn giao, Chủ đầu tư sẽ phải chi trả khoản phí của những căn hộ này (theo cam kết tại Mục 2, Công văn số 62/CV-HA13 do Công ty gửi BQT ngày 18/05/2013);

• Đối với các thiết bị, dụng cụ của Ban Quản lý cũ để lại: Đề nghị Công ty cho biết giá trị thanh lý để BQT có cơ sở lựa chọn;
• Về các khoản chi khác: Khoản chi từ Quỹ phí bảo trì là khoản chi để bảo trì sửa chữa những thiết bị, hệ thống kỹ thuật của Khu căn hộ đã được đầu tư, lắp đặt. Vì vậy những thiết bị ví dụ như camera giám sát, một số loại máy bơm… phải là chi phí đầu tư ban đầu của Chủ đầu tư cho Khu căn hộ, không thể tính và cấn trừ vào Quỹ phí bảo trì.

3. Để đảm bảo tính khách quan và minh bạch cho cư dân khu căn hộ, BQT thống nhất sẽ mời Công ty Kiểm toán độc lập để kiểm toán về Quỹ phí bảo trì của khu căn hộ.

Trên đây là ý kiến của BQT đối với Quỹ phí bảo trì đã nhận bàn giao từ Chủ đầu tư. Rất mong Quý Công ty có ý kiến phản hồi bằng văn bản về công văn này trong thời gian sớm nhất.

Trân trọng cảm ơn.

                                           Ban Quản Trị Khu căn hộ Hoàng Anh River View

                                                                                                        (đã ký)                

Bài viết liên quan

• Báo cáo công tác kiểm tra hệ thống PCCC (24-11-2016)
• Công Văn Ban Quản Trị KCH HARV Số 17/2015/BQT (01-09-2015)
• Công văn số ... /2014/BQT gửi HAGL Land yêu cầu bảo trì công trình (lần 1) (02-06-2015)
• Công văn số 11/2015/BQT ngày 12/5/2015 gửi HAGL Land về Quỹ Bảo trì (02-06-2015)
• Công văn số 10/2015/BQT ngày 11/5/2015 gửi HAGL Land về trách nhiệm bảo trì công trình (02-06-2015)
• Công văn số 14/2014/BQT ngày 18/12/2014 gửi HAGL Land về Quỹ Bảo trì (02-06-2015)
• Dự toán thiết kế hệ thống PCCC (24-11-2016)
• Công văn số 12/2015/BQT ngày 15/5/2015 gửi HAGL Land đề nghị gặp làm việc (02-06-2015)
• Công văn số 09/2015/BQT ngày 1/4/2015 gửi HAGL Land về trách nhiệm bảo trì công trình (02-06-2015)
• Báo cáo triển khai công tác nâng cấp hệ thống PCCC tại KCH HARV (24-11-2016)