BIÊN BẢN HỌP HỘI NGHỊ CHUNG CƯ LẦN 5
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập- Tự Do- Hạnh Phúc
***
BIÊN BẢN HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ LẦN 5 (2017)
KHU CĂN HỘ HOÀNG ANH RIVER VIEW
NGÀY 26 THÁNG 02 NĂM 2017
A. THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM:
Thời gian: Chủ Nhật, 26.02.2017, khai mạc lúc 9.00 và kết thúc lúc 12.30
Địa điểm: Sảnh nhà sinh hoạt cộng đồng, Khu Căn Hộ Hoàng Anh River View, 37 Nguyễn Văn Hưởng, phường Thảo Điền, quận 2, Hồ Chí Minh.
B. THÀNH PHẦN THAM DỰ:
1. Ban Quản Trị Khu Căn Hộ:
Ông Đỗ Văn Thức - Trưởng Ban Quản Trị.
Ông Lê Mạnh Hùng - Phó Ban Quản Trị.
Ông Trần Minh Tiến - Thành viên Ban Quản Trị.
Bà Phạm Nguyệt Hiền Giang - Thành viên Ban Quản Trị.
Bà Nguyễn Thị Mận - Thành viên Ban Quản Trị.
Ông Trần Cường - Thành viên Ban Quản Trị.
Bà Nguyễn Thị Mận - Thành viên Ban Quản Trị.
Ông Trần Huy Cường - Thành viên Ban Quản Trị.
Bà Phạm Hồ Hoa Lan - Thành viên Ban Quản Trị.
2. Chủ đầu tư:
Không có đại diện tham dự.
3. Công ty quản lý Khu Căn Hộ:
Ông Đào Nguyễn Tuấn Khôi - Trưởng Ban Quản Lý Khu Căn Hộ - Công ty Savills Việt Nam.
4. Đại diện Chính Quyền Địa Phương:
Ông Lê Quốc Thanh - Đại diện UBND phường Thảo Điền
Bà Đậu Thị Lan - Trưởng Khu Phố
5. Đại diện các công ty dịch vụ:
Ms.Châu - Đại diện Công Ty vệ sinh Cleantech
Mr. Xuân Tú - P.TGĐ Công ty BV An Ninh Toàn Cầu
Mr.Dũng - Đại diện Cty DV BV HNK.
6. Đại diện phía cư dân:
|
Block |
A |
B |
C |
|
Số lượng cư dân tham dự |
51 |
32 |
43 |
|
Phần trăm tham dự |
25.5 % |
16 % |
21 % |
7. Thư ký hội nghị:
Bà Nguyễn Đào Bảo Trân - NV VP BQL
Bà Lê Thị Huyền Trinh - NV VP BQL
C. NỘI DUNG HỘI NGHỊ:
I.GIỚI THIỆU THÀNH PHẦN THAM DỰ ĐẠI – TUYÊN BỐ KHAI MẠC:
Ông Đỗ Văn Thức (Trưởng ban Quản Trị) phát biểu:
l HNNCC Lần V sẽ triển khai các hạn mục thường niên.
l Không tổ chức bầu BQT nhiệm kỳ mới do không đủ số cư dân tham dự.
l BQT sẽ gửi công văn cho UBND đề nghị triệu tập cư dân – tổ chức bầu cử sau hội nghị.
Bà Chinh (cư dân) :
l Yêu cầu vẫn tổ chức bầu cử.
Ông Lê Quốc Thanh Phó Chủ Tịch P. Thảo Điền (đại diện UBND):
l Đồng ý tổ chức bầu cử theo nguyện vọng của cư dân dưới sự chủ trì và chứng kiến của UBND Phường Ông Lê Quốc Thanh.
à Biểu quyết: Trên 50% cư dân tham dự thống nhất vẫn tiến hành tổ chức bầu cử.
II.TIẾN HÀNH TỔ CHỨC BẦU BQT NHIỆM KỲ III (2017-2020)
Ông Đỗ Văn Thức (Trưởng ban Quản Trị) trình bày:
l HAGL Land từ chối tham gia ứng cử BQT nhiệm kỳ mới.
l Nên bầu 8 hay 9 thành viên cho BQT mới [?]
Ông Lập (cư dân) cho ý kiến:
l Nên áp dụng thông tư 02 dành cho cụm chung cư.
l BQT mới chỉ nên có tối đa 7 thành viên.
l Thành viên BQT phải được trên 50% số phiếu bầu.
l Ứng viên không trúng cử sẽ trở thành viên dự bị.
Ông Huy (cư dân) cho ý kiến:
l BQT cần những người có chuyên môn kỹ thuật cần thiết hỗ trợ cho việc xây dựng – phát triển khu căn hộ HARV.
l Chỉ nên bầu 5 thành viên (chú trọng chất lượng hơn số lượng).
è Biểu Quyết: Trên 50% cư dân tham dự thống nhất số lượng thành viên BQT NK III là 7 thành viên và phải đạt trên 50% tổng số phiếu được bầu hợp lệ.
Bà Chinh (cư dân)yêu cầu đưa ra tiêu chí bầu chọn :
l Những ứng viên phải bảo đảm không vì mục đích,tư lợi cá nhân.
l Ưu tiên những ứng viên có trình độ chuyên môn có thể tham gia vào việc xây dựng, phát triển HARV (quản trị - quản lý – kỹ thuật – tài chính).
l Phải là chủ sở hữu và sinh sống thường xuyên tại KCHHARV, gia đình không vi phạm nội quy chung cư, pháp luật.
l Không tham gia cung cấp – giới thiệu dịch vụ, nhà thầu khi là BQT.
l Không công tác quá 2 nhiệm kỳ.
Bà Thủy (cư dân căn hộ A19-01) yêu cầu các ứng viên tự giới thiệu .
è Biều quyết: Trên 50% cư dân tham dự đồng ý tiêu chí bầu chọn của chị Chinh. Tiến hành giới thiệu ứng viên BQT NK III.
1. Ông Hoàng Khánh Hưng (chủ căn hộ C07-05) – chuyên môn quản trị
l Kỹ sư xây dựng – hiện là giám đốc công ty chuyên về xử lý nước thải;
l Muốn xây dựng môi trường sống của khu căn hộ tốt hơn.
2. Bà Trần Thị Thu Hường (chủ căn hộ A20-07) – chuyên môn Thạc sỹ quản trị kinh doanh.
l Hiện là giám đốc kinh doanh công ty may mặc thời trang.
l Mong muốn nâng cao giá trị cộng đồng khu căn hộ - nâng cao ý thức gắn kết cộng đồng;
l Góp phần xây dựng HARV trở thành khu chung cư cao cấp.
3. Ông Lê Ngọc Luyện (chủ căn hộ A20-08) – chuyên môn kỹ thuật – xây dựng.
l Hiện công tác tại công ty chuyên xây dựng thiết kế quản lý về hồ bơi và khu nghỉ dưỡng cao cấp. Đầu tư.
l Mong muốn khu căn hộ có dịch vụ tiện ích tốt hơn.
4. Ông Lê Xuân Thủy (chủ căn hộ C03-06) - chuyên môn quản trị thầu và HĐ
l Hiện đang công tác tại 1 công ty liên doanh nước ngoài có chuyên môn về đấu thầu mua sắm và giám sát thực hiện hợp đồng cung cap dịch vụ và dự án.
l Mong muốn góp sức để có thể lựa chọn nhà thầu cung cap sản phẩm, dịch vụ phù hợp cho khu căn hộ có chất lượng, hiệu quả va với giá cả hợp lý nhất.
5. Bà Tạ Thị Thanh Thủy (chủ căn hộ A19-01) – chuyên môn quản trị.
l Chủ tịch hội doanh nghiệp Quận 2
l Kinh nghiệm quản trị nhà hàng – khách sạn 25 năm. Kinh nghiệm quản lý tòa nhà.
l Mong muốn tạo sự gắn kết cho khu căn hộ, nâng cao giá trị KCH.
6. Ông Nguyễn Hữu Trí (chủ căn hộ C01-04) – Thạc sĩ Luật.
l Tư vấn luật đầu tư bất động sản.
l Mong muốn xây dựng khu căn hộ văn minh hơn – cao cấp hơn.
7. Ông Tôn Chí Qúy (chủ căn hộ B04-05) : vắng mặt.
à Cư dân quyết định vắng mặt mất tư cách ứng viên.
Anh Lập (cư dân) cho ý kiến :
l Do không đủ 7 ứng viên nên chỉ cần bầu 5;
l Đảm bảo ứng viên trúng cử phải trên 50% số phiếu bầu;
l Yêu cầu các cư dân có chuyên môn tham gia ứng cử.
Bà Phạm Nguyệt Hiền Giang (thành viên BQT nhiệm kỳ II) cho ý kiến:
l Đề nghị bác Tiến và chị Lan tiếp tục công tác trong BQT hỗ trợ chuyên môn , chuyển giao công việc cho BQT mới.
Bà Phạm Hồ Hoa Lan (thành viên BQT nhiệm kỳ II) cho ý kiến:
l Đề nghị bác Tiến tiếp tục công tác trong BQT hỗ trợ kỹ thuật;
l Xin rút khỏi BQT vì lý do cá nhân, chuyển nhà trong thời gian tới không còn ở KCH, nhưng vẫn sẵn sàng hỗ trợ BQT nhiệm kỳ mới.
Ông Trần Minh Tiến (thành viên BQT nhiệm kỳ II) cho ý kiến :
l Vẫn tham gia hỗ trợ kỹ thuật cho BQT;
l Sẽ cố gắng sắp xếp công tác trong BQT trong thêm một thời gian nữa.
è Thêm Bác TIến thành viên BQT NK II vào danh sách ứng cử.
Bà Nguyễn Thu Hiền (chủ căn hộ A27-07) đăng ký ứng cử bổ sung.
l Hiện là giám đốc tài chính – có 28 năm công tác vị trí kế toán trưởng (ngân hàng).
l Mong muốn góp sức trong công tác quản lý tài chính khu căn hộ.
Ông Đỗ Văn Thức công bố danh sách ứng cử mới và danh sách các thành viên ban kiểm phiếu :
Danh sách ứng viên :
|
STT |
HỌ và TÊN |
CĂN HỘ |
|
1 |
Ông HOÀNG KHÁNH HƯNG |
C07-05 |
|
2 |
Bà TRẦN THỊ THU HƯỜNG |
A20-07 |
|
3 |
Ông LÊ NGỌC LUYỆN |
A25-08 |
|
4 |
Ông LÊ XUÂN THỦY |
C03-06 |
|
5 |
Bà TẠ THỊ THANH THỦY |
A19-01 |
|
|
Ông NGUYỄN HỮU TRÍ |
C01-04 |
|
7 |
Ông TRẦN MINH TIẾN |
C03-05 |
|
8 |
Bà NGUYỄN THU HIỀN |
A23-07 |
Danh sách thành viên ban kiểm phiếu :
|
|
HỌ VÀ TÊN |
|
Đại diện chính quyền địa phương |
Ông LÊ QUỐC THANH |
|
Đại diện BQT |
Bà PHẠM NGUYỆT HIỀN GIANG |
|
Đại diện cư dân |
Bà PHẠM THỊ KIỀU (B16-06) Bà NGUYỄN THỊ MẾN (C04-07) Ông LÊ VĂN TÂM (A13-03) Ông NGUYỄN TRỌNG BÌNH (B02-07) |
|
Đại diện văn phòng BQL |
Bà NGUYỄN KIM NGÂN (Kế toán) |
Ban kiểm phiếu tiến hành niêm phong thùng phiếu công khai.
III.BÁO CÁO TỖNG KẾT CÔNG TÁC NĂM 2016 CỦA BAN QUẢN TRỊ HARV NHIỆM KỲ II (BQT NKII) – NGƯỜI TRÌNH BÀY: ÔNG ĐỖ VĂN THỨC, TRƯỞNG BQT
1.Danh sách và nguyên tắc làm việc của BQT NKII
2. Nội dung công tác năm 2016 của BQT
SƠ ĐỒ CƠ CHẾ QUẢN LÝ VẬN HÀNH KCH HARV
VỀ XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN CÁC NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA KCH
Ø Căn cứ tình hình thực tế và yêu cầu của pháp luật để xây dựng mới hoặc bổ sung, sửa đổi các nội quy, quy định của KCH
Ø Kiểm tra, giám sát, đôn đốc thực hiện các nội quy, quy định của KCH
VỀ VẬN HÀNH & BẢO TRÌ CÁC HỆ THỐNG KỸ THUẬT CỦA KCH
Ø Xem xét, phê duyệt kế hoạch vận hành, bảo trì do BQL đề xuất.
Ø Kiểm tra, giám sát, đôn đốc thực hiện các kế hoạch đã được phê duyệt .
Ø Định hướng kế hoạch vận hành & bảo trì cho BQL.
VỀ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CÁC HOẠT ĐỘNG MUA SẮM HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ
Ø Xây dựng và ban hành Quy chế mua sắm hàng hóa và dịch vụ.
Ø Xem xét, phê duyệt kế hoạch mua sắm hàng hóa và dịch vụ do BQL đề xuất.
Ø Kiểm tra, giám sát, đôn đốc thực hiện các kế hoạch đã được phê duyệt.
Ø Định hướng kế hoạch mua sắm hàng hóa và dịch vụ cho BQL.
VỀ KIỂM TRA VÀ GIÁM SÁT CÁC CÔNG TY DỊCH VỤ
Ø Xem xét, phê duyệt việc lựa chọn các công ty dịch vụ do BQL đề xuất.
Ø Kiểm tra, giám sát, đánh giá chất lượng dịch vụ.
Ø Định hướng kế hoạch bảo đảm các hoạt động dịch vụ cho KCH.
VỀ LẬP KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG ĐỊNH KỲ
Ø Định hướng kế hoạch hoạt động định kỳ tháng/ quý/ năm cho BQL.
Ø Xem xét phê duyệt kế hoạch hoạt động chi tiết do BQL đề xuất.
Ø Kiểm tra, giám sát, đôn đốc BQL thực hiện kế hoạch.
VỀ CÔNG TÁC ĐỐI NGOẠI
Ø Đại diện cho Cư dân làm việc với Chính quyền và các cơ quan hữu quan các cấp ở địa phương về các vấn đề liên quan đến KCH HARV
Ø Vận động Cư dân tham gia các hoạt động cộng đồng và từ thiện cùng địa phương
3.Thông tin về đoàn thanh tra của Sở xây dựng TP.HCM
Cơ sở để tiến hành thanh tra: các văn bản kiến nghị của BQT gửi UBDN TP về việc CĐT không chuyển trả quỹ bảo trì
Nội dung thanh tra: thanh tra việc chấp hành pháp luật trong quản lý, vận hành, bảo trì KCH HARV
Thời gian thanh tra: 10/06/2016 – 21/07/2016
Thời kỳ thanh tra: từ khi nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng đến thời điểm thanh tra (2016)
Đối tượng thanh tra:
– Công ty CP XD & PN nhà Hoàng Anh (Chủ đầu tư).
– Ban quản trị KCH HARV.
– Ban Quản Lý KCH HARV - Công ty TNHH Savills Việt Nam – Chi nhánh TP HCM
– Các tổ chức, cá nhân có liên quan.
4. Những kiến nghị của đoàn thanh tra
1. Công ty CP XD&PT Nhà Hoàng Anh.
Giải trình và xin ý kiến HNNCC về số tiền 567.469.690 đ chi từ quỹ bảo trì để mua sắm trang thiết bị
Khẩn trương bàn giao phần phí bảo trì còn lại (6.623.930.966 đ cộng lãi suất không thấp hơn lx tiền gửi không kỳ hạn kể từ 10/2013) trước 31/12/2016
Có giải pháp khắc phục ngay vết nứt dài, độ hở rộng ở trần tầng hầm
Tuy nhiên, cho đến này chủ đầu tư vẫn chưa có động thái gì về việc hoàn nợ phí bảo trì cũng như chưa tiến hành khắc phục, sửa chữa.
2. BQT NK 1.
Giải trình và xin ý kiến HNNCC về số tiền 499.316.500 đ chi từ quỹ bảo trì còn thiếu thủ tục (Phụ lục số 2 kèm theo KLTT số 19697/KL-SXD-TT ngày 23/12/2016).
Báo cáo và thông qua cư dân theo phụ lục 2 KLTT số 19697/KL-SXD-TT ngày 23/12/2016
3. BQT NK 2.
Giải trình và xin ý kiến HNNCC về số tiền 577.1689.600 đ chi từ quỹ bảo trì còn thiếu thủ tục (Phụ lục số 3 kèm theo KLTT số 19697/KL-SXD-TT ngày 23/12/2016).
Báo cáo và thông qua cư dân theo phụ lục 3 KLTT số 19697/KL-SXD-TT ngày 23/12/2016.
4. UBND TP giao UBND Q2.
Thu hồi các QĐ thành lập Trường mầm non Bầu trời xanh và Chân xinh khi chưa có ý kiến của Cơ quan PCCC và Cơ quan cấp phép xây dựng.
Chỉ đạo UBND P. Thảo Điền xử lý 50 căn hộ dựng thêm rào sắt che chắn ban công phía trước và phía sau.
Chỉ đạo UBND P. Thảo Điền xử lý 6 căn hộ sử dụng nhà chung cư không đúng mục đích đã được phê duyệt và Giấy chứng nhận quyền sở hữu căn hộ đã được cấp.
Ông Lê Quốc Thanh (đại diện UBND) thông báo :
Tình trạng cần lưu ý hiện nay là ngập nước và kẹt xe.
Về vấn đề đường xá :
- Đang tiến hành thi công - sửa chữa đường;
- 2 con đường Xuân Thủy & Quốc Hương đang được xin mở rộng;
- Đang xin giá để giải tỏa khu chợ ở Nguyễn Văn Hưởng.
Về vấn đề nước : dự kiến làm rãnh thoát nước ở khu phố 1 vào tháng 3 tới.
Không thu phí an ninh quốc phòng. Các phí còn lại sẽ thông báo BQL để phổ biến cư dân sau.
Vận động các căn hộ sai phạm sớm thực thi nghĩa vụ công dân – khắc phục các sai phạm được đưa ra trong kết luận thanh tra số 19697/KL-SXD-TT ngày 23/12/2016.
Thông báo việc thay đổi số nhà và cam kết Ủy ban sẽ hỗ trợ cư dân.
IV. BÁO CÁO TỔNG KẾT CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬN HÀNH KCH NĂM 2016 – NGƯỜI TRÌNH BÀY: ÔNG ĐÀO NGUYỄN TUẤN KHÔI, QUẢN LÝ TÒA NHÀ
1. Công tác quản lý nhân sự Ban Quản Lý.
Năm 2016 biến động nhân sự VP BQL thay thế 3 nhân sự xin nghỉ việc bao gồm 1 hành chánh văn phòng 1 thu ngân và 1 kế toán. Phòng kỹ thuật thay thế 2 nhân sự xin nghỉ việc 1 kỹ sư trưởng 1 kỹ thuật viên.
2. Công tác quản lý các công ty dịch vụ.
Năm 2016, tăng cường định hướng, đôn đốc, giám sát nâng cao chất lượng các công ty dịch vụ.
Bao gồm:
a) Công ty Bảo Vệ An Ninh Toàn Cầu : Bảo vệ tòa nhà.
b) Công ty Vệ Sinh Kleantech: Vệ sinh công nghiệp tòa nhà
c) Công ty CNA-HTE: Công ty chăm sóc cây cảnh.
d) Công ty Anh Minh Cleantech: Công ty diệt côn trùng.
e) Công ty Bảo vệ HNK: Công ty Bảo vệ trực phòng CCTV.
f) Công ty VS môi trường Diệu Nhân: Công ty thu gom rác thải sinh hoạt.
g) Các công ty dịch vụ khác: Tùy vào từng thời điểm và nhu cầu
3. Công tác quản lý nhà thầu khách vãng lai:
Thực hiện các quy trình quản lý nhà thầu, quản lý khách vãng lai, quản lý người giúp việc, điều chỉnh và áp dụng các quy trình xe vãng lai.
Năm 2016 không xảy ra sự việc nào về nhà thầu sửa chữa căn hộ gây hư hỏng ảnh hưởng kết cấu chung tòa nhà, tai nạn lao động, cháy nổ. Xử lý vi phạm đình thi công các nhà thầu cố tình vi phạm báo cáo BQT.
Thực hiện nghiêm ngặt quy trình lưu hồ sơ CMND các người giúp việc đặc biệt giúp việc theo giờ.
Thực hiện nghiêm ngặt quy trình bảo lãnh khách vào bơi KCH theo quy định nội quy hồ bơi, hạn chế giảm tối đa người ngoài vào KCH sử dụng hồ bơi.
4. Công tác quản lý an ninh trật tự, nội quy KCH HARV.
Điều phối lực lượng bảo vệ phối hợp cùng các cơ quan ban ngành chức năng công an khu vực kiểm soát chặt chẽ việc đăng ký tạm trú tạm vắng. Phát hiện ngăn chặn kip thời các dấu hiệu vi phạm, phạm pháp trộm cắp, gây rối đánh nhau…. trong KCH HARV.
Hỗ trợ thông tin, phối hợp cùng các cơ quan điều tra, cơ quan anh ninh, tòa án triệt phá bắt giữ các đối tượng, tổ chức phạm pháp hình sự trong KCH HARV.
Phối hợp cùng cơ quan chức năng các hoạt động đảm bảo an ninh trật tự xã hội, chính trị tại KCH HARV.
Phối hợp chặt chẽ báo cáo thường xuyên đến BQT KCH HARV giải quyết các trường hợp vi phạm nội quy và quy chế KCH HARV.
Thực thi nội quy cấm nuôi chó trong KCH HARV căn cứ theo nội quy KCH HARV sửa đổi và ban hành lần II ngày 20/11/2015.
Thông qua phê duyệt từ BQT thông báo đến cư dân tạm ngưng đăng ký xe ô tô mới do hết chỗ đỗ xe.
5. Các hoạt động, sự cố lớn trong năm 2016.
Sét đánh trúng kim thu sét tòa nhà trong cơn mưa làm hư hỏng một số thiết bị M&E tòa nhà. Thực hiện quy trình với công ty bảo hiểm.
Phối hợp cùng chính quyền địa phương, UBND Quận 2 tổ chức thành công bầu cử đại biểu Quốc Hội khóa XIV và đại biểu hội đồng nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2016-2024.
Giải quyết chống ngập tầng hầm trong đợt triều cường đỉnh điểm năm 2016.
Giải quyết vụ việc người nước ngoài tự tử.
Nghiêm túc chấp hành & phối hợp cùng đoàn thanh SXD thực hiện thanh tra toàn diện hoạt động quản lý và chấp hành pháp luật tại KCH HARV theo chỉ đạo của UBNDTP HCM.
Phối hợp chặt chẽ cùng BQT trong công tác thu hồi công nợ Quỹ Bảo Trì KCH HARV.
6. Các thành tích tích cực và các mặt hạn chế cần khắc phục.
a) Các mặt hạn chế cần khắc phục.
Tình hình biến động nhân sự VP BQL tương đối cao.
Chưa giải quyết được 100% vấn đề cấm nuôi chó trong KCH theo nội quy KCH HARV và bức xúc của cư dân.
Chưa tìm ra phương án dứt điểm hiện trạng các căn hộ tầng cao ném đồ xuống.
Một số vấn đề hoạt động của KCH chưa cập nhật hoặc cập nhật chưa đầy đủ đến toàn thể cư dân KCH HARV.
Trong vấn đề thực thi nội quy và quy định của KCH đôi khi gây ra một số xung đột, hiểu nhầm từ phía các cá thể cư dân gây ra một số khiếu kiện ngoài ý muốn.
Chưa thực hiện thành công công tác phối hợp cùng BQT KCH HARV thu hồi công nợ Quỹ Bảo Trì từ CĐT.
BQL KCH HARV nhận xét cần nghiêm túc kiểm điểm, tìm giải pháp và khắc phục các yếu kiếm còn tồn tại nhằm nâng cao giá trị KCH HARV.
b) Các thành tích tích cực:
Xây dựng đội ngũ BQL chuyên nghiệp và dịch vụ nâng cao hơn phù hợp tình hình và nhu cầu của KCH.
Tiếp tục giữ vững và nâng cao giá trị BĐS KCH HARV, thông qua giá trị mua bán, thuê nhà tại KCH HARV được tăng cao phù hợp với giá trị BĐS và thị trường BĐS.
Xây dựng & củng cố lại thành công bộ phận kế toán tài chính, chuyên nghiệp hiệu qủa hơn phù hợp với nhu cầu tăng cao, đặc tính KCH, đảm bảo nâng cao quản lý tài sản cố định và các nguồn quỹ, công nợ, các quy trình mua sắm, quản lý kho.
Kiểm soát chi phí cân đối nguồn thu và chi tạo thặng dư cho KCH, giảm gánh nặng cho quỹ bảo trì, cũng như bổ sung nguồn quỹ Bảo Trì này nếu cần.
Tập thể BQL Savills KCH HARV nhận bằng khen của UBND vào quyển sổ khen thưởng số 102/QĐ-UBND ngày 03-06-2017.
Cá nhân T. BQL Savills KCH HARV nhận bằng khen của UBND vào quyển sổ khen thưởng số 102/QĐ-UBND ngày 03-06-2017.
BQL KCH HARV nhận xét và cam kết tiếp tục duy trì phát huy và nâng cao các thành tích đạt được nhằm nâng cao giá trị KCH HARV.
BÁO CÁO HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG KỸ THUẬT HARV TỪ 1/1/2013 ĐẾN 31/12/2016 ( cư dân tham khảo tài liệu “Nội dung Hội nghị nhà chung cư lần V” bảng từ trang 22 – trang 31)
PHƯƠNG HƯỚNG CÔNG TÁC NĂM 2017
Các công việc đang thực hiện
1. Tiến hành thay thế toàn bộ cáp kéo thang máy KCH HARV.
2. Tiến hành phê duyệt thiết kế hệ thống báo cháy và chữa cháy kCH HARV, tiến hành thi công nâng cấp hệ thống PCCC KCH HARV.
Các công việc đã được HNNCC lần IV thông qua chủ trương nhưng chưa thực hiện, và sẽ thực hiện trong năm 2017.
1. Cải tạo hệ thống PCCC KCH HARV.
2. Bảo dưỡng sơn mặt ngoài tòa nhà + vệ sinh kính.
V. TRÌNH BÀY, THẢO LUẬN VÀ BIỂU QUYẾT CÁC HẠNG MỤC NÂNG CẤP, CẢI TẠO NĂM 2016:
a) Nâng cấp hệ thống thẻ từ thang máy (dự toán VND 250 triệu đồng- kinh phí Quỹ Quản Lý).
Ông Khôi (BQT) giới thiệu đặc điểm của hệ thống thẻ từ phân tầng và nêu ra mục đích của việc nâng cấp hệ thống thẻ từ thang máy:
l Thẻ từ phân tầng thường được áp dụng tại các khu căn hộ hiện đại
l Thẻ từ phân tầng chỉ cho phép người có thẻ đi lên một tầng nhất định
Thẻ từ phân tầng giúp tăng cường an ninh khu căn hộ, ngăn không cho người lạ (kẻ gian, người phát tờ rơi, đi nhờ thang máy lên các tầng khác, sau đó sử dụng cầu thang bộ), đảm bảo tối đa quyền riêng tư và quyền sở hữu của cư dân.
|
Hạng mục đề xuất nâng cấp, cải tạo |
Người trình bày |
Các ý kiến đưa ra tại HNCC |
|
Nâng cấp hệ thống thẻ từ thang máy (dự toán ngân sách VND 250 triệu đồng) |
Ông Khôi (BQT) giới thiệu đặc điểm của hệ thống thẻ từ phân tầng và nêu ra mục đích của việc nâng cấp hệ thống thẻ từ thang máy: l Thẻ từ phân tầng thường được áp dụng tại các khu căn hộ hiện đại l Thẻ từ phân tầng chỉ cho phép người có thẻ đi lên một tầng nhất định l Thẻ từ phân tầng giúp tăng cường an ninh khu căn hộ, ngăn không cho người lạ (kẻ gian, người phát tờ rơi, đi nhờ thang máy lên các tầng khác, sau đó sử dụng cầu thang bộ), đảm bảo tối đa quyền riêng tư và quyền sở hữu của cư dân.
|
l Tán thành việc nâng cấp thẻ từ. Tuy nhiên, về chi phí sẽ do BQT nhiệm kỳ quyết toán. l Yêu cầu minh bạch các khoản dự toán. Nên để cư dân xem xét, đánh giá rồi mới ra dự toán. l Nên xét các vấn đền cần thiết giải quyết trước. Chi phí cho hạn mục này có đáng không ? Tình trạng thẻ từ hiện này như thế nào? Bà Giang ( thành viên BQT NKII) giải thích: các hạn được đề đưa ra đã được BQT NKII xem xét và quyết định. Chi phí cho các hạn mục này lấy từ thặng dư quỹ quản lý chứ không lấy từ quỹ bảo trì. Ông Khôi (trưởng BQL) trình bày: tài liệu và hạng mục BQL đã gửi tham khảo ý kiến cư dân trước hội nghị 15 ngày, mong ý kiến đóng góp. Đây là chủ Trương và tổng hợp ý kiến của cư dân BQL đưa ra xin ý kiến và biểu quyết của cư dân tuân theo quy trình quản lý và pháp luật. Các khoản chi phí đấu thầu điều minh bạch công khai và có kiểm toán và thanh tra theo quy định.
|
|
Kết quả biểu quyết: Trên 50% cư dân tại buổi họp biểu quyết thông qua hạng mục trên. Giao BQT NK III tiếp tục xem xét thực hiện.
|
||
|
Lắp biển hiệu tên khu căn hộ Hoàng Anh River View trên nóc tòa nhà thay thế biển hiệu của Hoàng Anh Gia Lai( dự kiến ngân sách VND 150 triệu đồng) |
l Hiện nay nóc tòa nhà đang đặt biển hiệu của chủ đầu tư Hoàng Anh Gia Lai |
l Bà Chinh nói rằng đã có thỏa thuận giữa Khu căn hộ và chủ đầu tư Hoàng Anh Gia Lai về việc biển hiệu Hoàng Anh Gia Lai được phép đặt trên nóc tòa nhà, đổi lấy việc chủ đầu tư cho phép KCH sử dụng bể bơi và sân tennis .Cần phải cân nhắc yếu tố pháp lý trước khi thực hiện – phải có sự bàn bạc với bên phía chủ đầu tư. Ông Thức ( trưởng BQT) giải thích : do HAGL rút khỏi BQT nên Quy chế cần được sửa đổi cho phù hợp rồi mới xem xét sau.
|
|
Kết quả biểu quyết: Không biểu quyết hạng mục này kiểm tra tính pháp lý xem xét sau. |
||
|
Lắp thành Push Bar các cửa thoát hiểm. |
Ông Khôi trình bày tác dụng của việc lắp push bar: l Nhằm tằng cường an ninh khu căn hộ, không cho phép xâm nhập vào các tầng từ cầu thang bộ l Push bar chỉ cho phép thoát ra, đi ra từ hành lang tầng vào cầu thang bộ khi có sự cố hỏa hoạn, thoát hiểm qua lối cầu thang bộ xuống lối tầng trệt, hoặc sân thượng. l Có hướng dẫn rõ ràng về sử dụng cho cư dân nếu thực hiện. l Push bar hiện hữu trong các tòa nhà cao cấp, hiện đại. Ngăn chặn xâm nhập bằng lối thang bộ
|
l Lo ngại liệu Push bar có sử dụng phù hợp với cửa chống cháy hiện hữu của KCH trong trường hợp có hỏa hoạn không? BQL trả lời : Cửa chống thang thoát hiểm có chứng nhận cửa chống cháy của CĐT cung cấp. l Bà Lan ( C25-08) lo ngại về trường hợp trẻ nhỏ kẹt trong mắc kẹt. l Vấn đề này nên phát phiếu để toàn thể cư dân được quyền đóng góp ý kiến. l Bà Oanh (C01-05) đề nghị giải quyết tận gốc vấn đề mối ăn liên hoàn.Nên giải quyết tận gốc – dứt điểm các vấn đề cần thiết trước. BQL trả lời : sẽ tìm hướng giải quyết triệt và có câu trả lời sớm nhất đến chị Oanh. Đã thực hiện công tác xịt trừ mối.Đồng thời BQL đang cố gắng liên hệ với C1-06 (căn hộ bị ảnh hưởng nặng nhất.) hiện chưa liên lạc được.
|
|
Kết quả: Trên 50% cư dân tại buổi họp biểu quyết thông qua hạng mục trên. Giao BQT NK III tiếp tục xem xét thực hiện. |
||
|
Lắp hộp thư tập trung sảnh tầng hầm ( dự toán ngân sách VND 350 triệu đồng) |
Ông Khôi trình bày: l Việc lắp hộp thư nhằm đảm bảo quyền lợi về thông tin liên lạc và an toàn thư tín của cư dân. l Đảm bảo thuận tiện và an ninh an toàn. l Hộp thư cũ vẫn duy trì tránh lãng phí sơn sửa – tháo lắp. l Hộp thư mới sẽ làm mới tại sảnh tầng hầm bằng nguồn quỹ quản lý. |
|
|
Kết quả: Trên 50% Cư dân biểu quyết thông qua hạng mục trên. |
||
|
Cải tạo nội thất thang máy( dự toán ngân sách VND 800 triệu đồng) |
l Nâng cao giá trị khu căn hộ. |
|
|
Kết quả: Trên 50% Cư dân biểu quyết thông qua hạng mục trên. |
||
|
Cải tạo tường và sàn nhà rác ( dự toán ngân sách VND 350 triệu đồng) |
l Hệ thống tường và sàn đã xuống cấp nghiêm trọng cần sửa chữa thay thế mới. l Đảm bảo vệ sinh , hạn chế tối đa mùi hôi |
|
|
Kết quả: Trên 50% Cư dân biểu quyết thông qua hạng mục trên. |
||
|
Cải tạo biển báo( dự toán ngân sách VND 200 triệu đồng) |
Ông Khôi trình bày: l Nên thay mới toàn bộ biển báo nhựa thành biển báo inox. Tăng độ bền và giá trị thẩm mỹ, đồng bộ trong KCH.
|
|
|
Kết quả: Trên 50% Cư dân biểu quyết thông qua hạng mục trên. |
||
|
Tháo dỡ chuồng cọp |
Ông Khôi trình bày: l Nhằm tạo sự đồng bộ, theo quyết định của thanh tra Sở xây dựng. l Tránh gây cản trở công tác cứu nạn,phòng cháy chữa cháy. |
l Yêu cầu có biện pháp khắc phục thiết kế ban công đảm bảo an toàn cho trẻ nhỏ.(bà Dương cư dân) l Nên giải thích rõ mục đích của việc tháo dỡ chuồng cọp trước. Thực hiện tháo mặt trước trước (ông Huy cư dân ) BQL trả lời : việc tháo dỡ chuồng cọp nhằm thực thi kết luận đoàn thanh tra Sở xây dựng. Về phía BQL đã liên hệ nhà cung cấp và mức giá hợp lý nhất cho việc thay chuồng cọp bằng dây cáp và đã thông báo rộng rãi đến cư dân KCH từ năm 2016. l Xe cứu hỏa có vào được mặt trong khu căn hộ không? BQL trả lời: do cấu trúc KCH xe cứu hỏa không thể vào trong. Hình thức cứu hộ phù hợp là chữa cháy tại chỗ.BQL đã tổ chức diễn tập PCCC theo hình thức trên. |
|
Kết quả: Trên 50% Cư dân biểu quyết thông qua hạng mục trên. |
||
Về vấn đề PCCC : nhận được nhiều sự quan tâm của cư dân
Ông Thức cho biết:
l BQT đã cho tổ chức đấu thầu và quyết định Công ty Nagecco.
l Ông Dương Phong Tiến (B06-05) đã yêu cầu Nagecco giải trình và chỉnh sửa sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng củ KCH (thay đổi số lượng thiết kế môđun; khối lượng vật tư và giá cả)
l BQT tìm nhà thầu khác vì Nagecco không giải trình.
Ông Huy (cư dân) cho ý kiến:
l Cần xử lý triệt để vấn đề PCCC . Nêu ý kiến nhà thiết kế thiết kế bằng phương án tối ưu nhất, CĐT sẽ tăng hoặc giảm theo ngân sách, tuy nhiên việc giảm đồng nghĩa với giảm tiện ích và độ an toàn cũng như khả năng mở rộng của hệ thống.
l Thay đổi cách làm việc của BQT mới.
l Yêu cầu phải có dây chống cháy với hệ thống mới.(dùng dây thường có bảo đảm không?)
l Báo giá của Nagecco đã bao gồm công lắp, không lấy so sánh giá bán mà so sánh với giá thành phẩm lắp đặt sẽ không khách quan.
Một cư dân cho ý kiến : Nagecco là công ty lớn và mạnh về TK- TV- GS, nên xem lại cách làm việc giữa BQT và NAgecco có gúc mắc và hiểu nhau chưa. Nên thuê 1 đơn vị chuyên môn thẩm tra về giá xem mức giá và chuyên môn kỹ thuật để có những giải pháp tối ưu nhất.
è Trên 50% cư dân tham dự đồng ý với ý đề nghị thuê đơn vị thẩm tra thiết kế của Nagecco.
CÔNG BỐ KẾT QUẢ BẦU CỬ BQT NK III:
|
STT |
HỌ và TÊN |
TỔNG SỐ PHIẾU |
TRÚNG CỬ |
|
1 |
Ông HOÀNG KHÁNH HƯNG |
80/102 |
ü |
|
2 |
Bà TRẦN THỊ THU HƯỜNG |
82/102 |
ü |
|
3 |
Ông LÊ NGỌC LUYỆN |
71/102 |
ü |
|
4 |
Ông LÊ XUÂN THỦY |
78/102 |
ü |
|
5 |
Bà TẠ THỊ THANH THỦY |
90/102 |
ü |
|
6 |
Ông NGUYỄN HỮU TRÍ |
50/102 |
Không đạt |
|
7 |
Ông TRẦN MINH TIẾN |
73/102 |
ü |
|
8 |
Bà NGUYỄN THU HIỀN |
81/102 |
ü |
VI . CÁC CÔNG VIỆC CHỦ ĐẦU TƯ HAGL CHƯA THỰC HIỆN – NGƯỜI TRÌNH BÀY: ÔNG ĐÀO NGUYỄN TUẤN KHÔI.
Các vấn đề còn tồn đọng, chưa được Chủ đầu tư thực hiện bao gồm:
Chống thấm tầng hầm.
Xử lý các vết nứt sàn tầng trệt, sàn tầng hầm.
Chưa thanh toán phần công nợ QBT với KCH
Gửi BQT danh sách số căn hộ ký hợp đồng với CĐT có điều khoản cam kết 01 chỗ đậu xe hơi.
Trang bị phòng tập Gym.
Xử lý tường rào sau Block A bị nghiêng.
Vấn đề cầp thiết nhất : Giải quyết chỗ đậu xe cho cư dân.
VII: BÁO CÁO QUỸ PHÍ BẢO TRÌ 2016 : NGƯỜI TRÌNH BÀY : BÀ PHẠM HỒ HOA LAN..
Bà Phạm Hồ Hoa Lan thay mặt BQT NKII báo cáo:
l Toàn bộ dữ liệu về việc sử dụng quỹ bảo trì đã nêu rõ trong tài liệu “Nội dung HNNCC lần V” được kiểm tra và có kết luận của đoàn thanh tra (hồ sơ lưu văn phòng BQL). Cư dân tham khảo tài liệu và cho ý kiến.
VIII.THÔNG QUA CÁC NỘI QUY QUẢN LÝ VÀ QUY CHẾ TỔ CHỨC - HOẠT ĐỘNG KCH HARV (bổ sung,sửa đổi theo TT 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của BXD):NGƯỜI TRÌNH BÀY : ÔNG ĐỖ VĂN THỨC.
BQT NKII thống nhất sẽ chuyển giao cho BQT NKIII tiếp tục bổ sung, chỉnh sửa, thay đổi sao cho phù hợp thành phần BQT mới.
Bà Chinh ( cư dân) cho ý kiến:
l Những nội dung có thể thông qua NÊN được thông qua.
Ông Thức (trưởng BQT NKII) trình bày:
l Do BQT mới không có sự tham gia của chủ đầu tư nên cần chỉnh sửa những hạn mục có sự tham gia của chủ đầu tư.
l Những hạn mục khác cần thay đổi:
Ø Việc tổ chức HNNCC cần 10% dân cư tham dự.
Ø Mô hình tổ chức BQT: áp dụng mô hình hợp tác xã.
Bà Chinh ( cư dân) cho ý kiến:
l Nên sử dụng mô hình quản lý đơn giản nhất, miễn là minh bạch trong mọi hoạt động.
Ông Thức (trưởng BQT NKII) giải đáp:
l BQT đã tham khảo và bám sát theo thông tư 02 để áp dụng.
Ông Lập (cư dân) yêu cầu:
l Làm rõ vai trò của BQT – chỉ giám sát, biểu quyết dựa trên đề xuất của BQL, các hợp đồng dịch vụ đều phải thông qua Savills. Không can thiệp vào quá trình hoạt động của BQL nhằm minh bạch rõ ràng chức năng.
l Không ký kết bất kỳ hợp đồng nào, không mời thầu.
l Không cung cấp dịch vụ.
Bà Chinh (cư dân) đồng ý với anh Lập - bổ sung:
l Thành viên BQT chỉ tham gia công tác không quá 2 nhiệm kỳ.
l Thông tin cần minh bạch – biên bản họp cần được niêm yết công khai.
l Phát triển Website trở thành kênh thông tin cộng đồng .
Ông Trí (cư dân) cho ý kiến :
l Các thành viên BQT được cung cấp – giới thiệu nhà thầu.
l Miễn là làm tốt việc giao thầu- nhận thầu và minh bạch trong mọi chi phí.
l Yêu cầu thực hiện theo thông tư 02: BQT chịu trách nhiệm chứ không chỉ làm nhiệm vụ giám sát.
Bà Hường (thành viên BQT NKIII) và trên 50% cư dân tham dự đồng ý với chị Chinh, Anh Lập.
Bà Thủy (thành viên BQT NKIII) cho ý kiến:
l Thành viên BQT có thể giới thiệu nhưng không được quyền quyết định – cung cấp dịch vụ.
Bà Kiều (cư dân B16-06):
l BQT có thể giới thiệu nhưng không được quyền biểu quyết về vấn đề liên quan đến nhà thầu-dịch vụ mình giới thiệu.
Anh Huy (cư dân)
l Cần xác định phân tách rõ, công việc, quyền hạn, trách nhiệm của BQT và BQL.
l Công tác truyền thông của BQT cần được thay đổi hiệu quả hơn để nâng cao ý thức cư dân về hoạt động cộng đồng.
Do HNNCC lần 5 chỉ còn 22 người nên chủ trì hội nghị quyết định kết thúc hội nghị. Các hạn mục chưa được thông qua đã được cung cấp thông tin đầy đủ trong bộ tài liệu gửi toàn thể cư dân.
Hội nghị nhà chung cư lần V, khu căn hộ Hoàng Anh River View kết thúc lúc 12 giờ 30 phút ngày 26 tháng 02 năm 2017.
Biên bản này do Ban thư ký Hội Nghị ghi nhận và chịu trách nhiệm về tính trung thực của nội dung hội nghị. Đính kèm theo Biên bản này là các tài liệu của HNCC lần V.
Biên bản gồm 20 trang và được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, 01 bản nộp cho BQT lưu trữ, 01 bản do chủ đầu tư lưu giữ, 01 bản do BQL lưu giữ và 01 bản do UBND Quận 2 lưu giữ. Biên bản được công bố trên các phương tiện công cộng nội bộ KCH.
TM. Ban Quản Lý TM. Ban Quản Trị
Trưởng Ban Quản Lý Trưởng Ban Quản Trị
Đại diện cư dân ĐD.Chính quyền địa phương
Thư ký Hội nghị