Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

=============================

BIÊN BẢN HỘI NGHỊ CHUNG CƯ KHU CĂN HỘ

HOÀNG ANH RIVER VIEW – LẦN 3, NGÀY 18 THÁNG 1 NĂM 2015

1. THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM:
   • Thời gian:      Chủ Nhật, ngày 18 tháng 01 năm 2015, khai mạc lúc 09 giờ 15 phút
   • Địa điểm:        Sảnh nhà Sinh hoạt cộng đồng, Khu căn hộ Hoàng Anh River View, 37 Nguyễn Văn Hưởng, phường Thảo Điền, Quận 2, Thành phố Hồ Chí Minh.
   • Hội nghị chung cư lần 3, Khu căn hộ Hoàng Anh River View, 37 Nguyễn Văn Hưởng, phường Thảo Điền, Quận 2, TP.Hồ Chí Minh (“HNCC lần 3”) được tiến hành theo thể thức Cụm nhà chung cư (Khoản 1, Điều 11, QĐ 08/2008/QĐ-BXD)
2. THÀNH PHẦN THAM DỰ:
   1. Ban quản trị Khu căn hộ:

- Ông Lại Quốc Lập – Trưởng Ban quản trị - Chủ tọa cuộc họp

- Ông Phạm Quang Huy – Phó Ban quản trị

- Ông Trần Cường – Thành viên Ban quản trị

- Ông Lê Quang Hùng – Thành viên Ban quản trị

- Ông Lê Mạnh Hùng – Thành viên Ban quản trị

- Bà Phạm Nguyệt Hiền Giang – Thành viên Ban quản trị

2. Chủ Đầu tư: Công ty CP XD & PT nhà Hoàng Anh

- Không có đại diện tham dự (không rõ lý do) mặc dù Ban quản trị (“BQT”) đã gửi thư mời họp đã gửi đến Chủ đầu tư (“CĐT”) trước cuộc họp ít nhất 01 tuần.

3. Công ty Quản lý Tòa nhà: Công ty TNHH Savills Việt Nam

- Bà Jacqueline Huỳnh – Trưởng Ban quản lý Khu căn hộ

- Ông Đào Nguyễn Tuấn Khôi – Kỹ sư trưởng Khu căn hộ

4. Đại diện chính quyền địa phương:

- Bà Đậu Thị Lan – Trưởng Khu phố 4, phường Thảo Điền

- Ông Nguyễn Quang Trung – Công an khu vực, Khu phố 4, phường Thảo Điền

- Ông Hoàng Văn Minh – Bí thư chi bộ 4B, Khu phố 4, phường Thảo Điền

5. Chủ sở hữu và người sử dụng:

- Tổng cộng 93 đại biểu tham dự là các Chủ sở hữu hoặc người sử dụng Khu căn hộ Hoàng Anh River View (theo danh sách đính kèm).

6. Thư ký:

- Bà Nguyễn Thị Thiên Kim – Nhân viên văn phòng Ban quản lý

- Bà Phạm Trần Ngọc Hạnh – Nhân viên văn phòng Ban quản lý

3. NỘI DUNG CUỘC HỌP:

- Trưởng Ban quản trị phát biểu khai mạc Hội nghị và giới thiệu chương trình Hội nghị - 09:15 g

- Chủ tọa nêu rõ nguyên tắc tổ chức Hội nghị chung cư lần 3 được tổ chức theo nguyên tắc “Cụm nhà chung cư” như đã tiến hành các Hội nghị lần 1 & 2, thông báo số đại biểu tham dự là 93/ tổng số 600 căn hộ, có tỷ lệ 15.5%, theo đó đạt tỷ lệ trên 10% theo quy định tại QĐ-08/2008/QĐ-BXD.

- Cư dân A05-04 đề nghị các thành viên Ban quản trị mới cung cấp thêm bản copy giấy chủ quyền nhà (mới nhất) để xác nhận các thành viên phải là chủ sở hữu căn hộ nhằm mục đích đảm bảo minh bạch thông tin và đảm bảo quyền lợi chung của Cư dân; theo đó Ban quản trị nhiệm kỳ 1 (2013-2015) sẽ kiểm tra các thông tin này.

- Chủ tọa đề nghị HNCC lần 3 biểu quyết để Hội nghị được tiến hành theo trình tự các nội dung như sau:

            + Bầu Ban quản trị mới nhiệm kỳ 2015-2017 (02 năm): gồm 08 thành viên do cư dân bầu, và 01 thành viên là Phó ban do Chủ đầu tư chỉ định. Lưu ý các ứng cử viên phải là chủ sở hữu và sinh sống thường xuyên trong Khu căn hộ.

            + Báo cáo sơ bộ Quỹ bảo trì và Quỹ phí quản lý năm 2014.

            + Thông qua đề xuất các hạng mục cải tạo sửa chữa trong Khu căn hộ.

            + Thông qua các Nghị quyết của HNCC lần 3.

            + Báo cáo và góp ý về công tác quản lý Khu căn hộ (Ban quản lý, Bảo vệ, Vệ sinh…).

à Hội nghị nhất trí biểu quyết (bằng hình thức giơ tay) với trên 50% số đại biểu đồng ý.

1. Bầu Ban quản trị mới nhiệm kỳ 2015-2017 (02 năm)

- Hội nghị nhất trí đề cử các ứng cử viên sau đây để bầu cử thành viên Ban quản trị:

Theo đó các ứng cử viên trúng cử thành viên Ban quản trị là các ứng cử viên có số phiếu bầu tính từ cao nhất xuống thấp cho đến khi đủ 08 thành viên.

- Cư dân B11-07 đề xuất trong Ban quản trị (“BQT”) nên có 1 thành viên là người nước ngoài à Chủ tọa giải thích: Theo Quy chế hoạt động của BQT đã được HNCC lần 01 thông qua thì yêu cầu Thành viên BQT phải là chủ sở hữu và thường xuyên sinh sống tại Khu căn hộ để đảm bảo quyền lợi chung của Cư dân.

- Không có ý kiến nào khác và hội nghị chốt danh sách 10 ứng cử viên nêu trên. Tuy nhiên sau đó Ô. Lê Xuân Thủy từ chối không ứng cử nên danh sách bầu còn 09 ứng cử viên.

- Hội nghị nhất trí Ban kiểm phiếu gồm:

            + Bà Jacqueline Huỳnh: Trưởng Ban quản lý Khu căn hộ

+ Bà Nguyễn Thị Thiên Kim: Nhân viên văn phòng Ban quản lý

+ Bà Đậu Thị Lan: Trưởng Khu phố 4, phường Thảo Điền

+ Bà Đặng Tuyết Chinh: Căn hộ A04-05

- Trong quá trình Ban kiểm phiếu chuẩn bị phiếu bầu, Hội nghị tiếp tục làm việc

2. Báo cáo sơ bộ chi tiêu Quỹ Phí bảo trì và Quỹ Phí quản lý năm 2014 - 09:31 AM

- Chủ tọa sơ bộ về quy trình chi tiêu của Khu căn hộ Hoàng Anh River View (“KCH”) đã được thực hiện trong thời gian vừa qua, theo đó tất cả các khoản chi theo đề xuất của Ban quản lý (“BQL”) đều phải có phê quyệt của BQT (hoặc thành viên chuyên trách của BQT).

- Đại diện BQL (ô. Đào Nguyễn Tuấn Khôi) thông báo sơ bộ về thu chi của Quỹ Phí bảo trì của KCH từ ngày 1/1/2014 – 31/12/2014 ( Thu: ~37.80 tỷ, Lãi : ~3.12 tỷ, Chi: ~2.72 tỷ, Còn: ~38.09 tỷ); lưu ý các con số chính xác sẽ được công bố ngay sau khi có báo cáo kiểm toán năm 2014 của KCH, muộn nhất là ngày 15/02/2015.

- Về khoản công nợ với Công ty CP XD & PT nhà Hoàng Anh: Chủ tọa nêu rõ các mục (i) khoản 1,065,376,339 đ là số tiền CĐT phải hoàn trả lại Cư dân các khoản CĐT đã tạm chi từ Quỹ Phí bảo trì trước ngày 01/07/2013 (thời điểm bàn giao quản lý KCH cho BQT), (ii) khoản ~5.3 tỷ đ là khoản tiền Phí bảo trì CĐT đã thu từ 46 căn hộ nhận nhà sau ngày 05/10/2013 nhưng chưa chuyển vào tài khoản Quỹ phí bảo trì của KCH và (iii) khoản ~1.3 tỷ là khoản tạm tính tổng số tiền Phí bảo trì của 22 căn hộ còn lại chưa nhận nhà. BQT đã gửi công văn đến CĐT về các khoản (i) và (ii) này và đang chờ phản hồi chính thưc của CĐT.

- Một số cư dân yêu cầu CĐT phải hoàn trả và chuyển ngay vào tài khoản Quỹ phai bảo trì của KCH các khoản (i) và (ii) nêu trên, bao gồm số tiền gốc và lãi và CĐT phải có trách nhiệm thu hồi khoản Phí bảo trì (iii) của 22 căn hộ còn lại. Do không có đại diện của CĐT tham dự họp nên BQT nhiệm kỳ sẽ tiếp tục làm việc với CĐT về các khoản này.

- Đại diện của BQL tiếp tục trình bày sơ bộ về thu chi Quỹ Phí quản lý của KCH năm 2014; lưu ý các con số chính xác sẽ được công bố ngay sau khi có báo cáo kiểm toán năm 2014 của KCH, muộn nhất là ngày 15/02/2015.

- Một số cư dân yêu cầu BQL tiếp tục thực hiện các chế tài đối với các căn hộ chậm đóng phí, đặc biệt là các khoản nợ xấu của các căn hộ đang thuộc sở hữu của các nhà đầu tư thứ cấp, theo các quy định trong Nội quy của KCH.

3. Các hạng mục đề xuất cải tạo, nâng cấp trong KCH:

(Nhân viên văn phòng BQL bắt đầu phát phiếu bầu thành viên BQT)

- Đại diện BQL trình bày một số công việc đang được tiến hành trong KCH, bao gồm: Lắp đặt hàng rào, nâng cấp cải tạo bổ sung hệ thống camera, bảo dưỡng trùng tu hệ thống hồ bơi, cải tạo nâng cấp hệ thống thu gom rác và phòng rác, tiến hành thủ tục xin giấy chứng nhận an toàn PCCC đối với hệ thống thu gom rác và nhà rác, bít trục thông tầng bằng vật liệu Fire Stopper ngăn cháy lan trục thông tầng kỹ thuật điện, bảo dưỡng thay thế hệ thống chiếu sáng khẩn cấp; các công việc đã được HNCC lần 2 thông qua chủ trương nhưng chưa thực hiện, bao gồm: Cải tạo hệ thống thu sàn thoát nước khu vực khuôn viên công cộng và cải tạo trùng tu hệ thống xử lý nước thải.

- Chủ tọa đề nghị Hội nghị biểu quyết thông qua chủ trương thực hiện các công việc dưới đây với lưu ý phần giá (chào giá, phê duyệt giá cuối cùng và lựa chọn nhà thầu…) sẽ do BQT và BQL thực hiện theo nguyên tắc công khai và minh bạch theo các quy trình và nội quy của KCH, cũng như theo quy định của pháp luật:

a. Đề xuất nâng cấp hệ thống xử lý nước thải , dẫn thải, thoát thải; kinh phí lấy từ Quỹ Phí bảo trì của KCH:

à Hội nghị biểu quyết thông qua với trên 50% số đại biểu đồng ý.

b. Đề xuất lắp mới hệ thống báo cháy và và các bơm diezens chữa cháy, kinh phí lấy từ Quỹ Phí bảo trì của KCH:

- Đại diện BQL trình bày thực trạng của hệ thống báo cháy hiện hữu của KCH dựa trên báo cáo của Công ty tư vấn độc lập xxx (đính kèm), theo đó đó hệ thống báo cháy hiện hữu thuộc loại thường, không phù hợp với KCH có diện tích lớn và mật độ dân cư cao và đề xuất Cư dân lắp đặt hệ thống mới chuyên nghiệp nhằm mục đích nâng cao an toàn cháy nổ trong KCH; BQL cũng đề xuất Cư dân lắp đặt các bơm diezens chữa cháy để đảm bảo hệ thống chữa cháy có thể hoạt động khi có sự cố mất điện tòa nhà. Theo khái toán sơ bộ của BQL thì số tiền đầu tư cho 02 hệ thống này là khá lớn, khoảng 5.5 tỷ đồng.

- Chủ tọa đề xuất nếu Hội nghị thông qua đề xuất lắp mới 02 hệ thống nêu trên, do số tiền đầu tư rất lớn, nên BQT sẽ thông báo rộng rãi mời các cư dân quan tâm và/hoặc có chuyên môn cùng tham gia giám sát và quyết định trong suốt quá trình thực hiện.

- Một số cư dân (A17-07, B23-04, C04-04…) phát biểu đồng ý với các đề xuất nói và yêu cầu có sự kiểm tra cấp chứng chỉ của cơ quan chức năng, đồng thời CĐT phải có trách nhiệm liên quan.

à Hội nghi biểu quyết thông qua đề xuất của BQL và Chủ tọa với trên 50% số đại biểu đồng ý.

c. Đề xuất (i) cải tạo nhà Sinh hoạt cộng đồng  bao gồm chống thấm trần nhà (kinh phí lấy tư Quỹ Phí bảo trì) và cải tạo sân tennis (kinh phí lấy từ Quỹ Phí quản lý); và (ii) cải tạo hệ thống tưới cây tự động kinh phí lấy từ Quỹ Phí bảo trì:

- Chủ tọa lưu ý nhà khu vực sân tennis thuộc sở hữu của CĐT và việc chống thấm thuộc trách nhiệm bảo hành của CĐT. Tuy nhiên do CĐT hiện nay bàn giao cho BQT quản lý để phục vụ nhu cầu của Cư dân, do đó kinh phí chống thấm nên lấy từ Quỹ Phí bảo trì còn kinh phí cải tạo sân tennis thì lấy từ Quỹ phí quản lý.

- Cư dân (ô. Tốt) lưu ý việc cải tạo sân tennis là để phục vụ nhu cầu nhóm nhỏ cư dân nên kinh phí không được lấy từ Quỹ Phí bảo trì và mặt khác BQT/BQL cần phải cân đối nguồn kinh phí cải tạo để đảm bảo hài hòa quyền lợi chung của Cư dân.

à Hội nghị biểu quyết thông qua đề xuất với trên 50% số đại biểu đồng ý.

d. Đề xuất lắp đặt thêm các biển báo và trang bị một số thiết bị phòng SHCĐ, kinh phí lấy từ Quỹ phí quản lý:

à Hội nghị biểu quyết thông qua đề xuất với trên 50% số đại biểu đồng ý.

e. Đại diện BQL báo cáo một số công việc đang được CĐT thực hiện, bao gồm: Chống thấm, xử lý các vết nứt sàn tầng trệt, sàn tầng hầm (đang thực hiện, nhưng nước vẫn còn thấm xuống tầng hầm), thực hiện vẽ line phân làn đường, vị trí đậu xe đường nội bộ vành đai KCH; Lưu ý BQT/BQL vẫn chưa nhận được danh sách các căn hộ có cam kết 01 chỗ đậu xe hơi/ 01 căn hộ theo cam kết của CĐT tại HNCC lần 2.

4. Các nghị quyết của HNCC lần 3:

a. HNCC lần 3 uỷ quyền cho Ban quản trị:

• BQT nhiệm kỳ 2015-2017 kế thừa và tiếp tục thực hiện các Hợp đồng đã ký trong nhiệm kỳ 2013-2015 (bao gồm các Hợp đồng tiền gửi và các tài khoản của Quỹ Phí bảo trì và Quỹ Phí quản lý);
• BQT nhiệm kỳ 2015-2017 lựa chọn và ký Hợp đồng Bảo hiểm cháy nổ cho toàn KCH: Kinh phí thu từ các căn hộ theo tỷ lệ diện tích sở hữu.

à Hội nghị biểu quyết thông qua với trên 50% số đại biểu đồng ý.

b. HNCC uỷ quyền cho Ban quản lý KCH:

- Chịu trách nhiệm trực tiếp về quản lý và lựa chọn các dịch vụ gồm Bảo vệ & Vệ sinh với ngân sách do HNCC/Ban quản trị phê duyệt;

- Tiếp tục áp dụng các chế tài đối với các căn hộ chưa đóng Phí bảo trì và các hành vi vi phạm Nội quy-Quy định trong KCH như các nội dung đã được HNCC lần 1 & 2 thông qua.

à Hội nghị biểu quyết thông qua với trên 50% số đại biểu đồng ý.

c. Bổ sung quy định trong KCH:

- Một số cư dân đề xuất bổ sung quy định trong KCH, theo đó “các dịch vụ ăn uống, giải trí của các căn hộ thương mại tầng trệt phải đóng cửa sau 21:30 g để đảm bảo sự yên tĩnh cho Cư dân nghỉ ngơi”.

à Hội nghị biểu quyết thông qua đề xuất này với trên 50% số đại biểu đồng ý.

5. Báo cáo về công tác quản lý vận hành KCH:

- Đại diện BQL báo cáo kết quả thăm dò ý kiến cư dân về các dịch vụ trong KCH, bao gồm: Vệ sinh, Bảo vệ, Bảo trì công cộng, Ban quản lý (đính kèm).

6. Kết quả kiểm phiếu: Ban kiểm phiếu chuyển kết quả kiểm phiếu cho Chủ tọa công bố trước Hội nghị:

- Tổng số phiếu phát ra: 78 phiếu (bằng chữ: bảy mươi tám mươi) [do một số Cư dân ra về trước khi phát phiếu bầu].

- Tổng số lượng phiếu thu về : 77 phiếu (bằng chữ: bảy mươi bảy); bao gồm: 75 phiếu hợp lệ (bằng chữ: bảy mươi lăm phiếu) và 02 phiếu không hợp lệ (bằng chữ: hai phiếu); tỷ lệ tổng số đại biểu tham gia bỏ phiếu/ tổng số căn hộ là 77phiếu/600 căn, có tỷ lệ 12.8%.

- Số phiếu bầu của mỗi ứng cử viên đạt được (xếp theo theo thứ tự từ cao xuống thấp), như sau:

a. Danh sách 08 thành viên trúng cử BQT nhiệm kỳ 2 (2015-2017), như sau:

b. Hội nghị nhất trí đề cử 02 thành viên dự bị của BQT, theo thứ tự ưu tiên, như sau:

(*) Ông Lê Xuân Thủy có nguyện vọng không tham gia ứng cử BQT, tuy nhiên môt vài cư dân tiếp tục đề cử ông Thủy vào vị trí thành viên dự bị của BQT và cuối cùng ông Thủy vui vẻ nhận lời.

Theo đó, nếu có thành viên chính thức của BQT nghỉ vì lý do cá nhân, hoặc do không còn là chủ sở hữu hoặc không sinh sống trong KCH thì thành viên dự bị sẽ là thành viên chính thức thay thế cho vị trí này mà không cần phải thông qua một bất kỳ một cuộc họp nào khác.

à Hội nghị biểu quyết thông qua đề xuất này với trên 50% số đại biểu đồng ý.

7. Một số ý kiến khác của cư dân góp ý về công tác quản lý vận hành trong KCH:
   • Thẻ từ thang máy: Đề xuất lắp đặt thẻ thang máy theo tầng.
   • Bảo vệ thay người liên tục nên không nhớ được cư dân, bảo vệ không kiểm soát được người ngoài vào phát tờ rơi hoặc sử dụng những tiện ích của KCH à Yêu cầu Bảo vệ phải chấn chỉnh để đảm bảo an toàn cho Cư dân KCH.

- Phản ánh về vấn đề nuôi chó trong KCH.

• Đề nghị BQL xử lý việc một số cư dân vứt vật dụng từ trên cao xuống à rất nguy hiểm cho người phía dưới.

à BQL/BQT ghi nhận các góp ý của cư dân để chấn chỉnh

Hội nghị chung cư lần 3, Khu căn hộ Hoàng Anh River View kết thúc lúc 11:40g ngày 18 tháng 01 năm 2015.

Biên bản gồm 07 trang và được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, 01 bản do Ban quản trị lưu giữ, 01 bản do Chủ đầu tư lưu giữ, 01 bản do Ban quản lý lưu giữ và 01 bản nộp cho UBND Quận 2 để làm hồ sơ công nhận 6 thành viên Ban quản trị mới.

Thành phố Hồ Chi Minh, ngày 18 tháng 01 năm 2015

Ký tên:

Bài viết liên quan